1、5.2 电子表格处理软件 Excel2003,1.掌握Excel工作表的基本操作；2.了解公式和函数的基本概念；学会建立公式，学会在公式中使用函数；3.掌握Excel的数据处理功能；4.掌握创建图表的方法，学会编辑图表。,本章学习目标,5.2.1 浏览Excel 20035.2.2 Exce2003的基本操作5.2.3 数据的图表化5.2.4数据管理,本章内容,5.2.1 Excel 2003的工作界面,Excel工作窗口与Word窗口有许多相似之处。 例如都有标题栏、菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、状态栏、水平和垂直滚动条。不同之处是：编辑栏、工作表标签是Excel特有的。编辑栏：用于输入或
2、编辑活动单元格的数据和公式，其左侧是名称框，显示活动单元格的名称。工作表标签：用来显示工作簿中不同工作表的名称，单击工作表标签可以选择相应的工作表。,（1）工作薄 工作簿是一个处理和存储数据的文件，其扩展名默认为.Xls。工作簿是由若干个工作表组成，系统默认的工作表个数是3个，默认名称为Sheet1、Sheet2、Sheet3，双击标签就可以对工作表重新命名。工作表可根据需要增加或删除，一个工作簿最多可以有255个工作表。,5.2.1 Excel 2003的基本概念,（2）工作表 工作表是组成工作簿的基本单位，它是由单元格组成的。一个工作表就像一张巨大的活页纸，上面用暗格线分出65536行，每
3、行又分出256列，总共（65536*256）个单元格。,5.2.1 Excel 2003的基本概念,（3）单元格单元格是Excel工作表中最基本的组成元素，它是由行列交叉构成的一个方框。一个单元格包含有三个信息：格式、内容、批注。工作表中正在工作的那个单元格叫做当前单元格或活动单元格，活动单元格的边框线为粗线，其地址显示在名称框内，图4-1中的F5就是活动单元格。,（4）单元格地址 每个单元格都有一个惟一的地址进行标识，即列号和行号，如F5表示第F列第5行的单元格。（5）区域 区域是连接在一起的若干个单元格所组成的矩形区域。区域的表示方法为：左上角单元地址：右下角单元地址。例如：“B2：C4”
4、表示由B2、C4为对角顶点的矩形区域，共包含B2、B3、B4、C2、C3、C4共6个单元格。,Excel不是以显示的数据进行计算而是以输入数值进行计算。输入的数据可以是数值型、文本型和日期型。默认情况下数值型数据右对齐、文本型数据左对齐。1）直接输入数据（1）文本输入：文本是指键盘上可以输入的任何符号。数字形式的文本数据，输入时在数字前要加单引号。（2）数值输入：除数字字符外还可使用：+、-、E、e、$、/、%、. 和逗号；如果输入数字太长Excel自动以科学计数法表示；分数输入时应写为0和空格分数（0 7/3、0 5/9），不加0被识别为日期；数字前加￥或$被解释为货币单位。（3）日期时间数
5、据输入：Ctrl+；当前日期、Ctrl+Shift+；当前时间。,5.2.2 工作表的基本操作,2）利用“自动填充”功能输入有规律的数据,有规律的数据是指等差、等比、系统预定义的数据填充序列、用户自定义的新序列。自动填充是根据初始值决定以后的填充值。操作：选中源单元格，当鼠标指针变为实心的十字形(填充柄) 向水平或垂方向拖曳。 当单元格为纯数字、纯字符或公式时填充相当于复制数据。 当单元格为文字数字混合体，填充时文字不变，数字递增。,拖曳填充柄向水平或垂直方向填充。,2）利用“自动填充”功能输入有规律的数据,系统提供的序列数据 例：甲、乙、丙.；星期一 、星期二.方法：输入一个数据，利用自动填
6、充柄拖曳到结束填充。 填充系统或用户定义的数据 ： “工具|选项|自定义序列”命令。在打开的对话框中选择序列，在单元格中输入一个系统序列数据，然后进行填充；在输入序列框中输入用户自定义用户序列，添加，选择用户自定义序列，在单元格中输入一个系统序列数据，然后进行填充。,3）数据有效性检查,确定数据有效性输入提示信息出错警告圈释无效数据,4）插入批注,单元格的批注是对单元格所作的注释，每个单元格都可以输入批注。 执行插入批注命令。,1 单元格引用2 使用公式3 使用函数,2. 公式与函数的使用,相对引用（列坐标行坐标）：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时自行调整。 例 B6，A4，C5:F8
7、 绝对引用($列坐标$行坐标)：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时不会改变即单元格将不随公式位置变化而变化。 例 $B$6，$C$5:$F$8 混合引用（列坐标$行坐标或$列坐标行坐标）：当公式在复制、移动时，混合引用是上述两者的结合。 例 B$6，A$4，C$5:F$8 ，$B6，$A4，$C5:$F8 三种引用输入时可以相互转换：选定引用单元格部分，反复按F4键可进行引用间的转换。A2$A$2A$2$A2A2,1 单元格的引用,在进行单元格引用时，不仅可以引用本工作表中的单元格，还可以引用其他工作表的单元格，甚至是其他工作簿中某个工作表的单元格，引用方法如下：同一工作簿不同工作表之间
8、单元格的引用格式为：工作表名！单元格地址。例如：引用第一个工作表Sheet1的C4单元格的表示方法是Sheet1！C4。不同工作簿之间单元格的引用格式为：工作簿名工作表名！单元格地址。例如：引用Book2工作簿中Sheet4工作表的A4单元格的表示方法是Book2Sheet4！A4。,1 单元格的引用,2 自动求和,求和,单击看到计算公式,1.选取存放结果的单元格,3 使用公式,公式形式：操作数和运算符操作数：单元格、数字、字符、区域名、区域、函数 算术运算符：、*、%、（）字符运算符： 关系运算符：=、=、,求D5、E5、F5三个单元格的数值和。,?=SUM(E1:G13),公式的输入：公式
9、必须是“=”开头，由常量、单元格引用、函数和运算符组成。2编辑公式：例题4-23复制公式：例题4-3,使用公式（续）,4 使用函数,函数的语法形式：函数名称（参数表） 参数：常量、单元格、区域、区域名、公式或其他函数。 如：=SUM(A1:A3,B5:B9,C4:C8)函数输入方法：粘贴函数法（“插入 | 函数”）和直接输入法。例题4-4 函数常用函数、日期时间函数、数学与三角函数、统计函数等。 逻辑函数IF (E2/3=90,“优秀”,(IF(E2/3=80),“良好”,”一般”),求和：SUM（A1，A2，）求平均值：AVERAGE（A1，A2，）求最大值：MAX（A1，A2，）求最小值：
10、MIN（A1，A2，）取整：INT(参数)统计函数：COUNT（A1，A2，）条件函数：IF（P，T，F）排名次函数：RANK(number,ref,order)查表函数：VLOOKUP(number,ref,order),5 常用函数,5.2.2 工作表的基本操作,1.选择工作表单张工作表的选择：单击工作表的标签，就可选定该工作表。连续多张工作表的选择:单击选择第一张，按Shift键，单击最后一张工作表。不连续多张工作表的选择:按住Ctrl键，分别单击每一张工作表。,一、工作表的管理,（1）工作表的管理两种方式实现：鼠标指向工作表标签，单击右键，弹出快捷菜单 利用菜单栏实现各种操作,5.2.
11、2 工作表的操作,2.插入工作表：插入工作表3.删除工作表：工作表一旦被删除，将无法恢复。4.重命名工作表：格式工作表重命名5.移动或复制工作表：移动和复制工作表可以在同一个工作簿内进行，也可在不同的工作簿之间进行。,一、工作表的管理,5.2.2 工作表的操作,6.隐藏工作表执行格式行(列)隐藏命令，就可隐藏选定的行(列)。执行格式行(列)取消隐藏命令，就可显示被隐藏的行(列)。,一、工作表的管理,2. 工作表编辑操作,区域名字框,在输入数据之前，必须选定单元格，然后输入数据，输入结束按Enter键确认。 单个单元格：单击所需的单元格多个不连续单元格：Ctrl+单击单元格连续多个单元格：单击首
12、单元格，Shift+单击末单元格区域：按下鼠标左键拖动选择所需区域整行或整列：单击行头或列头全部单元格：单击行头、列头相交的全选按钮,4、移动单元格数据5、复制单元格数据6、插入行、列:执行插入行命令。7、删除行、列:执行编辑删除命令。8、插入单元格:执行插入单元格命令9、删除单元格:执行编辑删除命令.10、清除单元格:执行编辑清除命令,单元格清除和删除 清除针对的对象是数据，包括全部、格式、内容和批注等选择，单元格本身还存在； 删除针对的对象是单元格，删除后单元格连同里面的数据都从工作表中消失。,工作表格式操作主要有：调整列宽与行高数据的格式化（文本字体和对齐方式、 表格边框以及底色、底纹等
13、）自动套用格式条件格式,3.工作表格式化,（1）设置列宽、行高 默认情况下所有单元格具有相同的宽度和高度，当单元格中输入的字符串超过列宽时超长的文字被截去，数字则用“#”表示。数据还完整在单元格中，只是没有显示而已。行高、列宽调整可使用手动调整和“格式|行或列”命令。（2）单元格数据的格式化 利用“单元格格式”对话框设置单元格的格式。,1.设置数字格式2. 设置文本对齐方式数据居中合并单元格标题居中：合并居中、跨列居中3.设置文本字体格式4. 设置单元格边框线5.添加背景图案,三、 工作表的格式化,（3）自动套用格式 选择格式自动套用格式命令。（4）使用“条件格式” 使用“格式|条件格式”命令
14、，可以对单元格按条件进行特殊的格式化。,4工作表窗口的拆分与冻结,1.窗口拆分 一个较大的数据区，无法在窗口内一览无余，要想同时察看区域的首尾或者两侧，就必须使用窗口拆分。 拆分窗口的方法是：选择拆分窗口的分割点（如F5单元格），单击窗口拆分命令，文档窗口被分为四个部分。用鼠标拖动两条分割框调整各部分的大小，再拖动四个滚动条作适当调整，就可以实现首尾、两侧同时显于一屏。 要撤消已拆分的窗口，用鼠标对准拆分线双击或选择窗口取消拆分命令即可。,4工作表窗口的拆分与冻结,2冻结窗格 当把某几行或某几列固定在窗口上不动，以便浏览大的数据区域时能够对准数据的标题，这时就应该冻结窗格。 冻结窗格的方法是：
15、先将光标定位在需要冻结窗口的行与列交界处，单击窗口冻结窗口命令，这时左边和上边窗口被冻结。要取消，只需选择窗口取消冻结窗口命令即可。,5工作表的打印,工作表制作完成后，可以根据需要打印出来。与Word文档一样，在打印之前，要进行页面设置、打印预览等操作。1页面设置： 执行文件页面设置命令后。2打印预览及打印输出： 执行文件打印预览命令，可以查看打印的效果。,5.4 数据处理,5.4.1 数据清单5.4.2 数据排序5.4.3 数据筛选5.4.4 分类汇总5.4.5 数据透视表,5.4 数据处理,5.4.1数据清单 数据清单又称数据列表，是由工作表中的单格构成的矩形区域，即一张二维表。,数据清单
16、特点是： 数据清单是一张二维表，表中的一列为一个字段，一行为一条记录，第一行为表头，由若干字段名组成。 同列数据的数据类型和格式应完全相同 表中不允许有空行或空列 不能有完全相同的两行内容,5.4.2. 数据排序,可以对Excel的数据排序。英文字母，按字母次序排序；汉字按笔划或拼音排序。先选中要排序的区域，然后再排序。排序的字段叫关键字段，最多允许3个字段，以主和次区分。1) 简单排序 对单一的字段进行排序，用工具栏的 按钮快速排序，也可以用“数据|排序”命令，在对话框中设置排序。2）复杂排序 最多允许对3个字段进行排序，用“数据|排序”命令，在对话框中设置主字段和次字段，选择升降序。例题4
17、-53）自定义排序的次序 “数据|排序|选项”命令，可以对汉字笔画排序；对英文字母大小写排序；也可以改变排序的方向。,Excel的排序规则如下：（1）数字：数字从最小的负数升序到最大的正数进行排序。（2）文本：若是字符或字符中含有数字的文本，则按每个字符对应的ASCII码值排列；若是汉字，则既可以按汉语拼音的字母顺序排序，也可以按照汉字的笔画排序。（3）逻辑值False排在True前面的顺序排列（4）空格：空格始终排在最后。,5.4.2 数据排序,5.4.3. 数据筛选,数据筛选是仅显示数据清单中满足条件的数据，不满足条件的数据暂被隐藏起来，当筛选条件被删除时，隐藏的数据又恢复显示。筛选有自动
18、筛选和高级筛选。1）自动筛选 “数据|筛选|自动筛选”命令，在所需筛选的字段名的下拉列表框中选择所要筛选的确切值，或通过“自定义”输入筛选条件。例题4-62）高级筛选 “数据|筛选|高级筛选”命令，在数据清单以外的任何位置建立条件区域，条件区域至少两行（一行字段名、同一行上的条件关系为逻辑与、不同行之间为逻辑或）。例题4-7,5.4.4 分类汇总,对数据清单按某关键字段进行分类汇总，在汇总前必须按该关键字段排序。分类汇总就是将字段值相同的记录作为一类，进行运算（求和、求平均、计数等）。例题4-8,分类汇总,不能选中,嵌套汇总：对同一字段进行多种不同方式的汇总，嵌套时不能在“分类汇总”对话框中选
19、择“替换当前分类汇总”。单击“分类汇总”对话框的“全部删除”按钮，则取消分类汇总。,5.4.5. 数据透视表,数据透视表：实现按多个字段分类汇总。例题4-9 “选择任一单元格” “数据|数据透视表和数据透视图”弹出数据透视向导，在向导步骤3中单击“布局”按钮，在弹出的“布局”对话框中将数据清单中的字段拖至行、列和数据中。,汇总方式,行、列、页为分类的字段,“数据|数据透视表和数据透视图”向导,数据清单字段,5.3 数据的图表化,5.2.3 创建图表,5.2.3 数据的图表化,1. 创建图表 选定数据源，“插入|图表”利用图表向导创建图表；也可以在选定数据源后直接按F11键快捷创建图表。创建图表
20、分为：图表类型、源数据、图表选项和图表位置4个步骤。 图表术语：值轴、类型轴、数据标记、数据序列、刻度线、图例。,2. 图表的编辑,1.图表的编辑是指对更改图表类型及对图表中各个对象的编辑。1）图表对象 一个图表由多个对象组成，图表的编辑就是对图表上的各个对象的编辑。2）图表中数据的编辑 当创建了图表后，图表就与其数据源之间建立了联系，数据源的数据发生变化，图表中对应的数据也会发生变化。3）图表中文字的编辑 对图表增加说明性文字（标题、坐标标题、坐标轴、图例等）。,2. 图表的编辑,2. 图表的格式化 图表的格式化是指对图表的各个对象的格式设置，包括字体格式化、填充与图案、对齐方式、数字格式、利用绘图工具、强化图表的细节、创建重叠图表。 打开“图表类型”对话框，重新选择图表类型；打开“坐标轴格式”对话框格式坐标轴；打开“图例格式”对话框，重新选择图例；打开“数据系列格式”对话框，对数据系列进行格式。,
