1、商品出入库、进销 存工作流程一、公司总仓（一）商品入总仓1、采购入库：（责任部门：采购,总仓）：采购交货验收 OK办理入库商品采购到货时，业务部填制“入库单” ，总仓保管员据实验收，验收无误后双方在“入库单”上签字确认；2、分仓退仓入库：（责任部门：销售,总仓）：销售退仓验收 OK办理入库商品因未销售等原因需退回总仓的，业务部填制“入库单” ，并备注说明退仓原因，总仓保管员据实验收，验收无误后双方在“入库单”上签字确认；3、对于商品数量短缺、经检测不符合品质要求的，总仓保管员依规不得办理入库，应将“入库单”及商品退回业务部。4、 “入库单”使用要求： “入库单”上入库时间、品名规格、数量等应逐
2、一填写完整，不得漏项，书写工整，责任双方签字确认；单据应连号使用，不得涂改、撕毁，作废需三联完整。 “入库单”一式三联，第一联“存根联”业务部留底，第二联“会计记账联”交财务部记账，第三联“保管员记账联”交总仓保管员据此登录“进销存台账-表一总仓台账” 。 “入库单”由财务部申请、保管，行政部印制，业务部门向财务部按本领取使用、领取时须在登记簿上登记，记录单据起止号码、份数并有领用人签字；单据上本未完下本不领。（二）商品出总仓1, 分仓领用出总仓：（责任部门：销售,总仓）：销售交单清点核对办理出库 业务部按需求向仓库提货，业务部填制“出库单” ，总仓保管员据实核对，核对无误后双方在“出库单”上
3、签字确认； 2, “出库单”使用要求： “出库单”上出库时间、品名规格、数量等应逐一填写完整，不得漏项，书写工整，责任双方签字确认；单据应连号使用，不得涂改、撕毁，作废需三联完整。 “出库单”一式三联，第一联“存根联”业务部留底据此登录“进销存台账-表二分仓台账” ，第二联“会计记账联”交财务部记账，第三联“保管员记账联”交总仓保管员据此登录“进销存台账-表一总仓台账” 。 “出库单”由财务部申请、保管，行政部印制，业务部门向财务部按本领取、领取时须在登记簿上登记，记录单据起止号码、份数并有领用人签字；单据上本未完下本不领。警示：严禁商品不办理出、入库手续直接出、入库，造成库存账实不一致，无凭
4、证可查，若不办理出、入库手续直接出、入库，相关责任人 1 次警告，2 次扣工资 50 元，3 次扣工资100 元。（三）仓库管理1，人员素质 仓库管理人员应思路清晰，条理分明，原则性、责任心强；熟透仓库物品的名称，规格型号，性能用途，出入库类型等基本知识。2，出入管理 做好物品的验收入库、发放出库、存放保管等工作，应遵循“先进先出，后进后出”原则，所有物品进出必须开单，手续完备，出入单据都要求填写完整，相关责任人及时签字确认，单据要分类妥善保管好。3，物资存放 要分区域、分类，堆放整齐，标签、账卡清楚，方便查找出货，注意存放安全和卫生环境。4，建立账目 根据出、入库单分品名型号进行出入库台账登
5、记，定期与会计核对账目，随时查看物品、标签和记录，做到帐物相符。5，定期盘点 每月最后一个工作日应对存货进行实地盘点，编制“总仓盘点明细表” ，如与账面有异，应查找盈亏原因，报公司领导处置。二、销售部分仓（一）商品入库1，总仓领用入库 业务部按需求向总仓领用商品，填制“出库单” ，第一联“存根联”留底并据此登录“进销存台账-表二分仓台账” 。2，换货新商品入库 商品销售后出现质量问题造成换货从供应商换回的新商品，业务部填制“入库单” ，据实验收，验收无误后责任人在“入库单”上签字确认；3，销售员退仓入库 正常退仓 商品因未销售等原因需退回分仓的，销售员填制“退料单” ，并备注说明退仓原因，业务
6、部据实核对，核对无误后双方在“退料单”上签字确认。 退/换货退仓 商品销售后出现质量问题造成退/换货退回的问题商品，销售员填制“退料单” ，并备注说明退仓原因，业务部据实核对，核对无误后双方在“退料单”上签字确认。4， “退料单”使用要求： “退料单”上退料时间、品名规格、数量等应逐一填写完整，不得漏项，书写工整，责任双方签字确认；单据应连号使用，不得涂改、撕毁，作废需三联完整。 “退料单”一式三联，业务部凭第一联“存根联” 、第三联“保管部门记账联”分别登录“进销存台账表二分仓台账” 、 “进销存台账-表三业务员台账” ，第二联“财务部门记账联”交财务部记账。 “退料单”由财务部申请、保管，
7、行政部印制，业务部门向财务部按本领取、领取时须在登记簿上登记，记录单据起止号码、份数并有领用人签字；单据上本未完下本不领。（二）商品出库1，销售员领用（责任人：部门助理，销售员）销售员领用商品时，填制“领料单” ，业务部核对无误后双方在“领料单”上签字确认。2，问题商品换货出库 因产品质量问题需要向供应商换货的问题商品,业务部填制“出库单” ，并备注说明出库原因,业务部据实核对，核对无误后在“出库单”上签字确认。3，退回总仓商品因未销售等原因需退回总仓的，业务部门填制“入库单” ，并备注说明退总仓原因，总仓保管员据实核对，核对无误后双方在“入库单”上签字确认。4,“领料单”使用要求： “领料单
8、”上领取时间、品名规格、数量等应逐一填写完整，不得漏项，书写工整，责任双方签字确认，单据号应连续，不得涂改、撕毁，作废需三联完整。 “领料单”一式三联，第一联“留存联”业务部留底并据此登录“进销存台账-表二分仓台账” ，第二联“财务记账联”交财务部记账，第三联“保管部门记账联”交业务部据此登录“进销存台账-表三业务员台账” 。 “领料单”由财务部申请、保管，行政部印制，业务部门向财务部按本领取、领取时须在单据登记簿上登记，记录单据起止号、份数并有领用人签字，单据上本未完下本不领。（三）销售1，销售员销售时，需根据每日实际销售数量填制“销货清单” ，确认无误后在“销货清单”上签字。2，商品销售后
9、出现质量问题造成退/换货，销售员填制“退料单”连同商品退回公司业务部。3，销售员需每周五将本周“销货清单”交回公司业务部冲账。4， “销货清单”使用要求： “销货清单”上销售时间、客户名称、品名规格、数量、单价、总价等应逐一填写完整，不得漏项，书写工整，责任方签字确认，单据号应连续，不得涂改、撕毁，作废需三联完整。 “销货清单”一式三联，第一联“存根联”业务部留底并据此登录“进销存台账-表三业务员台账” ，第二联“财务记账联”交财务部记账。 “销货清单”由财务部申请、保管，行政部印制，业务部门向财务部按本领取、领取时须在单据登记簿上登记，记录单据起止号、份数并有领用人签字，单据上本未完下本不领
10、。三、盘点、对账环节（一）盘点1，月末最后一个工作日进行商品库存盘点，盘点人员由业务部门、总仓、财务部相关人员组成。2，盘点后需编制“总仓盘点明细表” 、 “分仓盘点明细表” ，并由参加盘点的人员签字确认后交财务部存档。3，对于盘点中发现的商品盘盈、盘亏应及时查明原因，划分清责任与责任人，书面上报总经理，及时予以处理。4，库存数计算公式： 总仓库存数总仓上月结存数+业务部本月采购入库数+业务部本月退总仓数-业务部本月领用数-本月退/换货出库数 业务部分仓库存数分仓上月结存数+业务部本月领用数+销售员本月退回数-销售员本月销售数-业务部本月退总仓数 公司实际库存数仓库库存数+业务部分仓库存数（二
11、）对账每月末最后一个工作日，总仓保管员将“总仓台账” 电子版、业务部将“分仓台账” 、“业务员台账”电子版电邮财务部 ，纸质版“入库单” 、 “出库单” 、 “领料单” 、“退料单” 、 “销货清单”财务联交到财务部，财务部相关人员根据资料核对台账，并与盘点数进行核对，保证账实、账单一致。四、货款环节（一）商品采购：1，先付款后发货（预付账款）： 采购流程：申请采购下订单请款（附采购合同或订货单复印件）财务复核总经理批准出纳付款验货+入库+发票财务销账2，先收货后付款（应付账款）： 采购流程：申请采购下订单验货+入库+发票与供应商对账请款（附采购合同或订货单复印件）财务复核总经理批准出纳付款会
12、计记账根据销售计划制定采购计划（报总经理批准的月度计划） ，根据需求向供应商下订单（采购合同或订货单须交财务部存档，传发过去的采购订单须供方签章回传） ，采购人员填制请款单并附上供需双方签章的采购合同，转至财务复核，总经理批准，待批准后，转至出纳付款。警示：相关人员在完成采购过程后，应在 15 天内将发票送交财务部销帐。同一供应商前账不清，后账不借。如 1 个月后尚未清帐，责任人员工资从次月暂缓发放。未能及时销账须向总经理提供书面解释，批准后报财务部备案，否则财务部将不予办理下一次采购手续。（二）商品销售：1，先收款后发货（预收账款）： 销售流程：销售开单收款业务对账财务对账开票销账2，先发货
13、后收款（应收账款）： 销售流程：销售开单业务对账财务对账开票收款销账3、对账、开票、收款：1，对账： 账期默认为自然月，销货款月结，如有合同约定按约定时间。外部对账：每月 1-3 日业务部应与销售客户对账，核对上月销售数量，核对无误后应在“对账单”上确认。内部对账： 每月 1 日业务部将上月的电子版“分仓台账” 、 “业务员台账” ，纸质版“入库单” 、 “出库单” 、 “领料单” 、 “退料单” 、 “销货清单”财务联，纸质版“销售清单”报给财务部对账。 财务部据实核对账、实数、外部客户往来数量与金额。台账结余数应与仓库、业务部盘点实物结存数一致，如不一致相关责任人应寻找原因，予以处理。每月
14、 3 日前应对账完毕。 每月 3 日前财务部应与内部、外部对账完毕，核对无误后在“销售清单”上签字确认，通知业务部办理开票申请。2，开票： 业务部开票需提供资料： 销售清单或经客户确认的对账单 开票申请单 首次开票的客户需提供详细开票资料 会计按“开票申请单”内容开具发票，在“发票领用登记表”上登记并有领用人签字。（三）收款： 每月 15 日前应结清上月销售货款或按约定账期回款，如未按约定结清，暂停与该客户合作，业务部应全力催讨欠款，欠款到账后才能重新合作。 业务部需配合财务部核对出货情况、款项到账情况。财务部对逾期欠款需及时向业务部门提出预警，对逾期欠款，业务人员要制定相应措施追讨货款，确保货款回笼，如形成呆账、坏账，要承担坏账损失。 原则上业务人员只售货，不收款，收款使用银行转账形式，开票收入存入公司华夏公户，不开票收入存入公司指定收款专户，收到的现金货款不得截留、坐支，应注明款项来源及时转交出纳。（四）资料存档。整理保管好各项客户资料、销售记录资料。附件：附件 1：仓库盘点明细表附件 2：发票领用登记表附件 3：开票申请表附件 4：对账单
