1、1 目的规范采购作业流程，确保采购的产品符合其特定的要求，以满足生产需要。2 范围适用于本公司所有的原材料、辅助材料、委外加工产品。3 职责3.1 品管部3.1.1 负责提供原材料、辅助材料、委外加工产品的检验标准及相关技术文件；3.1.2 负责材料的质量检验和质量控制。3.2 PMC部：负责对采购订单的确认、委外加工产品的执行。3.3 各部门：负责提出原材料、辅助材料、委外加工成品及设施的采购申请。3.4 采购部：原材料、辅助材料、委外加工成品及设施的采购实施。4. 定义 无5 作业程序5.1 采购申请的提出5.1.1 辅助材料采购：各部门申请采购时须填写“请购单” ，由部门主管签字后，交P
2、MC材料组确认后，呈采购部主管核准，由采购部生成采购订单进行采购,紧急或特殊情况下采购的,需在二个工作日内补填“请购单” 。5.1.2 原材料采购：PMC 计划组依订单审核表内容或 PMC材料组依计划外需求输入ERP系统，经 ERP运算生成 MRP计划，采购部根据 MRP计划生成采购订单；采购主管核准后由采购部采购。5.1.3 发外加工采购：依生产和服务提供管理程序中 5.3执行。5.1.4 设施的采购：设施需求部门填写“请购单” 由部门主管签字后，经 PE部复核，呈总经理核准，由采购部生成采购订单进行采购。5.2采购订单的制定5.2.1 采购员根据“请购单”制定正式的“采购订单” ，采购员须
3、依据材料“采购订单”上的项目要求逐一填写（品名、规格、数量、单位、单价、总价、交期、文件主题 文件编号 QP-BD-08 文件版本 B3 AUTO SPRING 采 购 管 理 程 序 文件页码 2 0F 7 备注等） ， “采购订单”必须清楚注明采购之内容。5.2.2 “采购订单”填写完成后，经采购主管审核签字，由采购员发给各相关供应商采购。若是急件注明“急件”后 FAX供应商，如采购主管不在公司，采购员应先通知供应商，由采购主管补签后将采购订单 FAX至供应商。5.2.3 经批准的“采购订单” （一式二联） ，一联采购部、一联 PMC材料组，其他相关资料分发给相关部门。5.2.4 由于特殊
4、情况，采购部门可委托或要求其他部门人员协助实施采购。5.2.5辅助材料采购完毕,采购拿“请购单”第一联(白联)办理进仓手续,材料组需在“请购单”上清楚标注,以确定该项请购已采购入库。5.3 决定采购供应商5.3.1 非第一次采购物料向 “合格供应商名册”中供应商进行采购。5.3.2 若原物料为新规格及客户有特殊要求时，依“合格供应商名册”中供应商送样确认；或依供应商管理程序寻找新供应商；确认合格后，方可采购。5.3.3 如采购产品有特殊规格时，采购员负责收集该产品供应商所提供技术资料，检测报告和规范等资料交相关部门评审；供应商寻找与评估及确定参见供应商管理程序 。5.3.4 需求的设备仪器，依
5、资料进行采购，供应商须为制造厂或公司。5.4 采购要求的确认5.4.1 正式下单前，除客户指定之制造商或客户供料外，采购员应和供应商沟通，使供应商尽快明确采购要求。5.4.2 采购员把需采购之产品规格、数量与供应商沟通，了解供应商能达成交货时间。5.4.2.1“采购订单”在得到供应商确认后，采购员必须对订单进行跟催，对供应商每月进行业绩评价和监督。采购员依据订单指定的交期进行跟催控制,对于交期变动时,依双方议定之交期为准。5.4.2.2 供应商必须承诺 100%准时交货，并记录因此而增加的附加运费，且供应商应不断改进管理，缩短交期，减少额外增加费用。5.5 询比议价作业：5.5.1 常遇到某些
6、产品，接触到新的供应商时，应对其报价资料存档，另寻两家以上的供应商进行比较。5.5.2 对非经常需求的大型生产设备或服务业，须先收集其行业信息，对其性能资文件主题 文件编号 QP-BD-08 文件版本 B3 AUTO SPRING 采 购 管 理 程 序 文件页码 3 0F 7 料、价格资料作备档，以供日后采购时参考。5.6 采购物料之跟催：材料组须根据下单情况，把供应商进料状况登录于采购订单的备注栏上，并将进料状况反馈给采购部，以确保材料在计划交货日期或之前进料，掌握物料最新情况，如订单状况达不到订单要求，采购员应知会 PMC材料组及计划组。5.7 采购异常情况处理：5.7.1 当申请人员通
7、知采购变更事宜时，须先由部门主管签字核准，采购员确认目前采购状况后，与采购主管、相关部门负责人协商后做调整。5.7.2 如下单采购之物料供应商未能按“采购订单”要求交货时，采购员应与申请人员（部门）联系，反映物料情形，与计划统筹组协调生产计划调整，与业务部或海外部协商客户交期；另与供应商协调处理后把最终的结果反馈给申请人员（部门） ，并把该供应商记入供应商考核档案。对因交期问题造成公司损失时， 由品管部及生产部提供资料，转采购部处理，采购部要求供应商进行索赔处罚。5.7.3 在发生交期数量异常时，采购部督供应商保证交期、数量的同时，对供应商未能达到 100%准时交货时,采取必要的纠正措施,并由
8、采购部根据其纠正措施评估其有效性,并从下一个采购开始,验证其措施是否有效。5.8 采购产品的验证：5.8.1 检验员在本公司对采购产品进行验证，而不到供应商处验证。当合同要求时, 顾客有权至本公司或供应商处验证产品, 但此项行为未减低本公司提供合格产品的职责。5.8.2客户验证，客户有验证合格分承包方产品质量要求时，在订单中明确规定，采购部负责联络安排，但客户验证不能代替本公司的进料验证。5.8.3对于验证之不合格产品依不合格品管理程序执行。5.8.4如进料检验报告中最终判定是“拒收”或“材料异常反应处理单”中判定为“退料”之原材料，则由采购部向供应商发出通知。供应商须在接到通知之日起一个月内
9、取回不合格材料。逾期不退的材料，奥图不负保管责任。如遇特殊情况，供应商可书面提出延期退料申请，经奥图总经理批准后允许延期，但必须在延期期限内取回不良材料。5.8.5验证包括 ROHS要求。5.9 因各种原因，对原材料采购引起的额外运费，记录在“ 月份额外运费记录”中。文件主题 文件编号 QP-BD-08文件版本 B3 AUTO SPRING 采 购 管 理 程 序 文件页码 4 0F 7 5.10 供应商的监测对供应商的质量、交期、服务按供应商管理程序作出评价。6 相关文件6.1 生产与服务提供管理程序6.2 供应商管理程序6.3 不合格品管理程序7 质量记录7.1 请购单 7.2采购订单7.
10、3订单审核表7.4 月份额外运费记录 文件主题 文件编号 QP-BD-08文件版本 B3 AUTO SPRING 采 购 管 理 程 序 文件页码 5 0F 7 文件主题 文件编号 QP-BD-08 文件版本 B3 AUTO SPRING 采 购 管 理 程 序 文件页码 6 0F 7 流程图 责任单位 相关文件 相关记录业务部、PMC 计划组 订单审核表公司各部门 请购单采购部采购部 供应商管理程序采购部 采购订单采购部采购部NYNY 是否向新供应商采购采购订单审 批采购实施采购跟催供应商审核请购单订单审核表MRP 计划文件主题 文件编号 QP-BD-08 文件版本 B3 AUTO SPRING 采 购 管 理 程 序 文件页码 7 0F 7 流程图 责任单位 相关文件 相关记录PMC 材料组 入库单采购部品管部 不合格品管理程序 进料检验报告采购部、品管部、工程部采购部 供应商管 理程序PMC材料组、财务部采购部、财务部NYNY交期、交付数量是否正常异常处理票 据 整 理 挂 帐通 知 财 务 付 款是否品质正常异 常 处 理供应商审核结束
