1、1系统特点 .4本书的特点 .5本书对象 .5本书的编排 .6第一章 快速入门 .7第一次启动系统 .7参数设置 .8系统概览 .11重要概念和名词解释 .12一般操作描述 .13系统常用功能描述 .13第二章 文件管理 .16文件登记 .16文件归档 .19打印文件登记薄 .24第三章 档案管理 .25档案录入 .25简单查询 .29翻页浏览 .30排序 .31原文管理 .31辅助组卷 .37档案调整 .39批量修改 .49目录打印 .49第四章 资料管理 .51资料登记 .51第五章 制作目录 .52目录打印 .52设置打印条件 .54设置排序条件 .54第六章 检 索 .55分类查询 .
2、56自定义查询 .56多表查询 .58第七章 利 用 .60利用人员管理 .61利用归还 .63利用查询 .67利用统计 .67第八章 档案保管 .70库房温湿度登记 .70存放位置设置 .76第九章 档案鉴定 .78到期鉴定 .78销毁清册 .79第十章 移交接收 .81档案移交 .81档案接收 .83第十一章 编 研 .85新建编研材料 .85保存编研材料 .87工作表 .88格式设置 .89模 板 .92导入数据 .94第十二章 统 计 .96基本情况年报 .96档案统计 .96第十三章 界面设计 .99卡片操作界面设计 .99网格操作界面设计 .101网格浏览界面设计 .102第十四章
3、 数据管理 .103数据导入 .103数据导出 .108数据备份 .109数据恢复 .1103第十五章 系统维护 .112分配用户权限 .112信息门类维护 .119创建、维护报表 .129实体分类维护 .145日志管理 .148档号格式定义 .151辅助字典维护 .153全宗管理 .154前 言世纪科怡档案管理系统是世纪科怡公司在总结以前科怡 2.X 和 3.0 经验的基础上，继科怡简易版之后推出的又一套综合性的档案管理软件。 为契合大型企业级档案管理的特点，本系统从档案工作的实际需要出发，以“文档一体、综合管理、馆室衔接”为原则，涵盖了档案业务处理的全过程，包括文件管理、档案管理和资料管理
4、，以及业务处理流程中的收集、整理、保存价值鉴定、保管、统计、检索、编研、开发利用以及档案的移交和接收等。在使用上，系统处处以符合用户的使用习惯为出发点，界面美观、功能键统一，每个模块业务流程一目了然。并且系统处处以向导的方式一步步引导您实现其功能，使您在轻松惬意中完成系统操作，真正做到无师自通。在灵活性和可扩展性上，您不仅可以个性化地设计操作界面，动态调整实体分类和档号格式，还可灵活定义信息门类结构和创建报表格式。在数据管理上，为确保运行数据的安全，不仅可以轻松实现数据的备份与恢复，还可通过导入导出功能，不同机器和用户之间的数据可自由输入、输出，互相交换，实现数据资源的共享。而且在数据的转移接
5、收功能上，系统采用一键式完成，接收方式灵活多样，可通过软盘、光盘和电子邮件方式完成，轻松实现数据的上报和接收。总之，世纪科怡公司开发的这套软件是符合档案管理人员使用习惯的，集人性化、智能化和科学化为一体的综合性档案管理软件。 系统特点 系统涵盖了档案业务的全过程，易学易用。 为契合大型企业级用户特点，系统包括对文件、档案、资料的管理以及档案业务处理的全过程，包括录入、检索、利用、编研、转移接收、统计以及数据管理等功能。 统一美观的界面，方便可行的操作向导，使系统简单易用。 优化文件管理和档案管理,做到了两者的无缝连接 文书档案的管理真正做到了“文档一体化”管理，轻松实现文件向档案的转化；遵循国
6、家标准，同时支持传统与简化（新式）两种组卷方式,允许用户自定义档号格式；案卷调整更加方便快捷，在轻点之中就可对案卷进行拆卷、分卷、合卷和卷内顺序调整等操作。 检索方式灵活多样，确保查询速度检索速快，十万条记录 20 秒以内响应；查询方式除简单查询外，系统还提供自定义查询和多表查询，通过自定义查询目录保存查询条件，以后只要通过点击就可实现快速检索；多表查询则是同时在多个目录数据表中找出符合条件的记录。同时系统还提供分页浏览的方式实现数据的快速查询。5 管理对象可随意扩充，体现了系统的可扩展性和开放性 系统管理对象可扩充，用户可以任意增加各门类的文件、档案及相关信息，也可按自己需要实施分类方案，对
7、管理对象逐级划分，充分契合用户业务变化的需要。 量身定制和通用标准相结合，优化档案管理 全面符合档案管理国家标准和行业标准（DA） ，系统在追求通用性的同时，满足不同行业用户的不同需求，实行量身定制，将最先进的档案管理理论与实际操作有机融合，站在专业角度提升用户档案管理的科学性。 人性化的设计理念，让用户完全自定义 世纪科怡以人性化为设计理念，为用户营造一个轻松自在的工作氛围。用户可根据实际情况和个人喜好随心所欲选择和设计界面、报表格式。系统设计了动态联机在线帮助，对操作提供第一时间支持，让用户享受工作乐趣和科技魅力。 完善的数据管理，实现数据共享，确保数据的安全实现多种备份功能，可以将目录数
8、据及电子原文数据压缩后向软盘、光盘备份，也可将各种备份资料迅速恢复丢失的数据，确保用户的宝贵数据安全无虞。通过导入导出，使不同机器和用户之间的数据自由输入、输出，互相交换，实现数据资源的共享。 本书的特点世纪科怡档案管理系统涵盖了文件管理、档案管理业务流程的全过程，根据文件管理和档案管理的特点，对档案数据管理业务流程的各个方面，分别加以介绍。本书用简捷、通俗以及诸多实例的方式，给出详细的说明及操作指引，用户通过有选择性地阅读，一步一步完成工作。所以这是一本真正意义上的用户手册。本书对象本书是面向档案管理系统软件的最终用户，即具体操作人员编写的。如果用户对本书中提到的有关 Windows95 的
9、计算机专业名词不熟悉，如：窗口、菜单、按钮等，请参照 Windows98 有关书籍。本书对一些档案业务作了必要的描述，主要参照中国档案出版社出版的最新档案工作实务一书。本书对档案管理专业术语附加了一些描述。如果用户对它们需要进一步了解，请参照系统安装光盘中有关文档，也可以参阅有关档案专业书籍。文档术语约定约定 定义 范例“ ” 按钮 “确定”“ ” 菜单项 “文件”“ ” 功能模块 “系统维护”“ ”-“ ” 子菜单项 “文件”-“打印”“ ”-“ ” 子功能模块 “系统维护”-“用户管理”图形上的注释说明本书的编排在版面的设计上，除了正文、标题、插图、表格外，本书还使用黑体字注意来提示用户应
10、该注意的内容。在本书中出现的各种类型的数据、文字、图片等信息均属虚构，如有雷同，纯属巧合。本书写作和编排时间仓促，衷心希望各位用户能对书中存在的疏漏和错误给予指正。谢谢大家的支持！本书的版权归北京世纪科怡科技发展有限公司所有。7第一章 快速入门快速入门是为初次使用“世纪科怡档案管理系统” （for window 9X/ME/NT/2000）的用户准备的，它可以帮助您尽快熟悉和使用本系统。 初次使用本系统时，用户必须了解一些最基本的概念，熟悉系统的基本操作流程。 如果您是本系统的老用户，只要直接阅读本用户手册的其它章节。 第一次启动系统第一次启动系统是指安装好了“世纪科怡档案管理系统”之后，第一
11、次进入本系统。在您第一次进入系统时，系统会提示您注册本系统和设置系统参数，其主要内容包括全宗的设置以及原文服务设置。启 动方法一，从“开始”菜单中选择“世纪科怡档案管理系统”中的可执行文件“世纪科怡档案管理系统” ；方法二，直接双击屏幕上的“世纪科怡档案管理系统”的图标，启动本系统。方法一方法二登 录启动系统后,系统将弹出用户“登录”窗体，点击“高级”按钮会弹出“数据源”输入框，系统默认的数据源为“is_archive” 。在“用户标识”中输入正确的用户标识（注意和用户名称的区别，用户标识一般是用户名称的简写） ，在“用户密码”栏中输入正确的密码，按“确定”则开始登录，按“取消”则退出本系统。
12、注意：1. 系统中用户代号和密码都由系统管理员分配和设定，用户应牢记，不得随意泄漏，更不能让无关人员或低权限人员获得登录信息；2. 以上输入中，如果用户标识或用户密码不正确，系统则给出提示，可重新输入 3 次，直至正确登录。如果 3 次还不能登录，应尽快与系统管理员联系。参数设置完成第一次登录之后，接着系统弹出“系统参数设置向导”窗体，在这个窗体中，系统会提示您根据本单位的全宗情况，选择无全宗、单全宗或多全宗作为本单位档案的管理形式，并可指定原文存放路径，设定不同路径下可存放原文的信息门类表。系统是以向导的方式来引导您完成上述各项设置的。“系统参数设置向导”对话框如下图所示：9如果您希望下次启
13、动时不再出现此向导，只要选择对话框中的“下次启动跳过该向导”的复选框，否则直接点击“下一步”按钮，进入下一步对话框进行“全宗选择”设置。在以上对话框中，您可以根据本单位的全宗情况进行单项选择，方法是点击无全宗、单全宗或多全宗选择项前面的复选框，三者任选其一。再点击“下一步”按钮进行相应的“全宗编辑”对话框，点击“上一步”按钮则退回上一步对话框，点击“帮助”按钮则打开帮助文件浏览相关帮助信息，点击“取消”按钮则关闭对话框取消当前操作（以下各对话框按钮说明与此相同，不再复述） 。根据以上三种不同的选择方式，系统也将进入不同的编辑对话框，分别说明如下：一、若选择的是“无全宗” ，系统将打开如下“无全宗”设置对话框，在这里不需要进行任何设置，直接点击“下一步”按钮就可进入“原文存放路径设置”对话框。二、若选择的是“单全宗” ，系统将打开如下“单全宗编辑”对话框，在相应输入框中输入全宗号和全宗名称信息。点击“下一步”按钮则进入“原文存放路径”设置对话框。三、若选择的是“多全宗” ，系统将打开如下“多全宗编辑”对话框，在这里可以对全宗号和全宗名称信息进行添加、删除和修改操作。
