1、第四章 行政公文,第二节 行政公文的格式,内容提要,一、公文格式的概念（链接到第3张） 二、公文格式的特征（链接到第4张） 三、公文格式要素的概述（链接到第5张） 四、行政公文组成要素及标识规则（链接到第7张） 五、公文用纸、排版及印刷装订（链接到第34张） 六、应用文常用术语（链接到第36张）,一、公文格式的概念,行政公文格式又叫公文文面格式，是公文的外在表现形式。公文格式由正文组成部分和文面格式构成，主要包括公文由哪些要素组成，这些要素的作用是什么，各要素的排列顺序、所处位置和标识规则等等。返回到第2张,二、公文格式的特征,公文格式属于形式的范畴，它具有规范化和标准化的显著特征。规范标准的
2、公文格式可以有效地保证公文的完整、正确、庄重，可以为公文的撰写、处理和运转提供方便，也可以为办公自动化奠定基础。返回到第2张,三、公文格式要素概述,国家行政机关公文格式（以下简称“99新国标”）将组成公文的各要素划分为眉首、主体和版记三大部分。,眉首部分包括公文首页红色反线以上各要素，主要由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、红色反线组成。主体部分包括红色反线（不含）以下到主题词（不含）之间各要素，主要由公文标题、正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注组成。版记部分包括主题词及其以下各要素，主要由主题词、抄送、印发机关和印发时间、版记中的反线、版记的位置组成。返回到
3、第2张,四、行政公文组成要素及标识规则,（一）眉首部分这部分各要素用一条与版心等宽的红色反线与主体要素分隔开，以便文面美观、醒目。 1公文份数序号（链接到第8张） 2秘密等级和保密期限（链接到第9张） 3紧急程度（链接到第10张） 4发文机关标识（链接到第11张） 5发文字号（链接到第12张） 6签发人（链接到第13张） 7红色反线（链接到第14张）,1公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。办法规定带有密级的公文要编制份数序号，如需标识序号，应用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。返回到第7张,2秘密等级和保密期限秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。保密期限是
4、对公文密级时效加以规定的说明。据办法规定，涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定，分别标明秘密等级和保密期限，密级分为：“绝密”、“机密”、“秘密”三级，如需标识秘密等级，用3号黑体字，应顶格标识在首页右上角第1行，两字间空1格；如需同时标识秘密等级和保密期限，秘密等级和保密期限间用“”隔开，保密期限用文字表述，无密级不标识。返回到第7张,3紧急程度紧急程序是公文送达时限的要求。紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”，用3号黑体字，如只需标识紧急程度，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1个字。如需同时标识秘密等级和紧急程度，按秘密等级在上，紧急程度在下的次序分两行顶格标识
5、在版心右上角。返回到第7张,4发文机关标识发文机关标识又称“红头”。它由发文机关全称或规范简称加“文件”二字组成。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目，美观为原则，一般不小于22mm（高）15mm（宽）。联合行文应把主办机关名称放在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如果联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。返回到第7张,5发文字号发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。例如“国办发200525号” 年份要标全称，不能简化；年份应用六角括号“ ”括入。序号是发文的流水号。一般都是按文件的形式统一编流水号，序号不编虚位，；不能加“字”、“第”
6、等虚字。发文字号的位置应标在“发文机关标识”下空2行，发文字号之下4mm处即有一条与版心同宽的红色反线。下行文的发文字号应居中排列，上行文的发文字号应置红色反线的左侧，空1个字，与签发人成平排排列。 返回到第7张,6签发人签发人是指审批、签发公文文稿的主要负责人。上报的公文如“请示”等应标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，空1个字；签发人用3号仿宋体字，签发人标全角冒号；冒号后用3号楷体字标识签发人姓名，使之突出、醒目。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一
7、行，并使红色反线与之的距离为4mm。返回到第7张,7红色反线公文的眉首与主体部分之间用一条宽为1mm的红色横线分开，该线称为红色反线或“间隔线”。 红色反线印在发文字号之下4mm处，长度为156mm，与版心等宽。返回到第7张,（二）主体部分,公文的主体是公文的行文部分，包括标题、主送机关、正文、附件、印章、附注和成文日期等内容。1标题（链接到第16张）2主送机关（链接到第20张）3正文（链接到第21张）4附件（链接到第25张）5成文日期（链接到第26张）6公文生效标识（链接到第27张）7附注（链接到第28张）,（二）主体部分,1标题它是公文的名称或眉目。公文标题在红色反线下空2行，用2号小标宋
8、体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整、排列对称、间距恰当。公文标题要准确简明地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题有全结构和省略结构形式。可以省略的要素是“发文机关”和“事由”，文种必须标明，不能省略。,（1）全结构由发文机关、事由和文种三部分组成。例如:四川省人民政府关于深入开展农田水利基本建设的通知,（2）省略结构省略“发文机关名称”。例如:交通部办公厅2003年10月10日发的关于对西藏八一至米林通县油路项目有关单位进行处罚的通报 省略“事由”。例如:中华人民共和国国务院中华人民共和国中央军事委员会公告。 省略“发文机关名称”和“事由”。例如:公告通告。公文联合行文
9、时，各联署机关名称均应列出，一般情况下，主办机关的名称排在前面，其余依次排列。公文标题中除法规、规章名称加书名号以外，一般不用标点符号。 返回到第15张,2主送机关主送机关是行文的主要对象或受文对象。位于标题下空1行，左侧顶格书写，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。标识主送机关时应标明主送机关的名称、规范化简称或统称。如果主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下。返回到第15张,3正文正文是公文的主体和核心部分，表述公文的内容与制发意图，作者的撰写水平主要表现在这一部分。正文应在主送机关名称下1行开始标注，每自然段左空2字，回行顶格。数字
10、、年份不能回行。,从结构上讲，正文一般由缘由（引据、引言）、主体（事项）、结尾三部分组成。（1）缘由。一般写明发文的背景、依据、目的、原因、意义或重要性等。,（2）事项（主体）。它是内容事项，是公文最重要部分，写法主要是：提出解决问题的指示、措施、意见、办法等；请求指示和批准；询问和答复问题；商洽或联系工作。这部分内容的写作要求是：主旨明确单一，重点突出，一文一个基本主旨；材料真实，内容准确，一文一事；逻辑严密，结构严谨，语言准确、简明，表达平实。,（3）结尾。从内容上讲，结尾是对全文的总结，从形式上说，它是对全文的收束。公文结尾应简明概括，意尽言止。结尾因行文关系、目的、要求及文种的不同，应
11、采用不同的方法。返回到第15张,4附件是指附属于公文正文的其它公文、图表或材料，是公文的重要组成部分，与公文正文具有同等效力。凡带有附件的公文，均应在正文下空1行左空2字标识“附件：”，注明附件名称、顺序和份数；如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。常见的附件有两类：一类是正文只起批准、发布、转发、批复的作用，而附件实质上是公文的主要内容；另一类是补充说明或证实主件的某些内容的附件，如图表、统计数字及其说明主件提及的事件、数字等材料。返回到第15张,5成文日期它是公文生效的时间。用汉字书写，年、月、日要齐全，“零”写成“”，如“二五年十一月二十五日”。成文日期，以领导人签发日期为准；
12、联合行文，以最后签发机关领导人签发日期为准；会议通过的文件，以通过之日为准。返回到第15张,6公文生效标识是证明公文效力的表现形式，包括发文机关印章或签署人姓名。一般除了会议纪要外，不加盖印章的公文应视为无效。印章要端正、居中、清晰，上边沿不压正文（或附件），骑年盖月，下边沿盖在年月上。对只盖一个印章的为一个机关发文，本标准规定落款处不署发机关名称，只标识成文日期；联合上报的公文，由主办机关加盖公章，联合下发的公文，发文机关都应当加盖公章。返回到第15张,7附注它一般是对公文的发放范围、使用时需要注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”、“此件可自行翻印”等，而不是对公文的内容作解释或注释。一
13、般用圆括号括入，左空两字，标识在成文时间的下一行。,（三）版记部分这一部分位于公文正件末页下端，由主题词、抄送机关、印发机关、印发时间、版记中的反线等要素组成。1主题词（链接到第29张）2抄送机关（链接到第30张）3印发机关和印发日期（链接到第31张）4版记中的反线（链接到第32张）,（三）版记部分,1主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。居左顶格标识，“主题词”三字用黑体，词目用小标宋体字，词目间空1个字。一篇公文至少选两个主题词，最多不超过7个。每个词不超过5个字，最后一个词表示公文的种类。主题词先标类别词，如“农业”、“工业”，“经济管理” 等。再标类属词如“管理”、“经
14、费”、“贷款”、“毕业”等。返回到第29张,2抄送机关它是指主送机关外需要执行或知晓公文的机关。抄送机关要用受文机关全称或规范简称，标识在主题词之下，起首居左空1字标出“抄送”，然后排列抄送单位名称，中间用逗号隔开，最后打上句号，回行时与冒号后的抄送机关对齐。返回到第29张,3印发机关和印发日期印发机关一般指各机关的办公厅（室）或文秘部门；印发日期以公文付印的时间为准，用阿位伯数码标识。印发机关和印发日期，位于抄送机关之下，（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，印发机关左空1字，印发日期右空1字。返回到第29张,4版记中的反线版记中各要素之下均要加一条反线隔开，既显示区别，又显得美观。印刷版记
15、的位置，应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行，以保证公文的完整性。返回到第2张,五、公文用纸、排版及印刷装订（一）公文用纸规格 公文用纸一般采用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米）。 （二）公文页边和版心尺寸 公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm；地脚（下白边）为：35mm1mm；订口（左白边）为：28mm1mm；翻口（右白边）为：26mm1mm；版心为：156mm225mm（不含页码）。正文用3号仿宋体字，文中如有小标题，可用3号标宋字或黑体字，一般每页排22行，每行排28个字。,（三）装订要求 公文规定在左侧装订，要求封面与书芯不脱落，后背平整、不空；两页页码之间
16、误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉距，外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平行钉距与书脊间的距离为3至5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；公文四角成90，无毛茬或缺损。返回到第张,六、应用文常用术语,据此：根据这个。 鉴于：由于考虑到。 即日：当天。 可否：可不可以。 拟订：打算制订。 希予：希望给以。 当否：是不是恰当。 事宜：事情的安排处理。 兹有：现在有。 拟于：打算在。 为要：是重要的。 恳请：恳切请求。 为此：为了这个。 为妥：是合适的。 收悉：收到后知道了。 以此：用这个。 为荷：感谢您的帮助。 函达：写信告知。 务请：务必请。 敬请：恭敬地邀请您。 函复：
17、通过信件答复。 能否：能不能。 得悉：了解到。 商榷：商量讨论。 已悉：已经知道了。 函告：通过信件相告。 未经：没有经过。,六、应用文常用术语,颁布：庄严地发布。 为盼：是所盼望的。 报请：报告请示。 查收：清点收入。 就绪：已经安排好。 谨启：恭敬地陈述。 查询：了解问询。 以其：用它的。 提请：提出请求。 查实：调查证实。 亦须：也必须。 商酌：商量斟酌。 一再：多次。 颁发：隆重地发给。 见复：请答复。 一度：一段时间。 如期：按照预定的日期。 务须：必定要。 届时：到时候。 以资：用来作为。 切勿：千万不要。 均为：都是。 以利：有利于。 莅临：到来。 为宜：是适当的。 以期：以此希望。 基于：根据。,六、应用文常用术语,当即：当时立刻就。 本应：本来应该。 即席：当场。 应予：应该给以。 特此：特地这样。 准予：准许给以。 均经：都已经过。 不予：不给以。 一经：一旦经过。 兹聘：现在聘请。 希于：希望在。 兹因：现。,再见,
