办公常用软件速查字典.docx

1、电 脑 小 百 科办 公 常 用 软 件 速 查 字 典马 瑞 民 编 著石 油 工 业 出 版 社图 书 在 版 编 目 ( C IP ) 数 据办 公 常 用 软 件 速 查 字 典 / 马 瑞 民 编 著 . 北 京 : 石 油 工 业 出 版 社 ,2 002. 7( 电 脑 小 百 科 )IS B N 7 - 5 021 - 3 780 - 7 . 办 . 马 . 办 公 室 - 自 动 化 - 应 用 软 件 - 词 典 . T P317. 1 - 61中 国 版 本 图 书 馆 CIP 数 据 核 字 ( 2002 )第 03 1876 号石 油 工 业 出 版 社 出 版 发

2、行( 100011 北 京 安 定 门 外 安 华 里 二 区 一 号 楼 ) 北 京 国 民 灰 色 系 统 科 学 研 究 院 计 算 机 中 心 排 版 北 京 华 正 印 刷 厂 印 刷*850 1168 毫 米 64 开 本 6. 5 印 张 224 千 字 印 18 000200 2 年 7 月 北 京 第 1 版 2002 年 7 月 北 京 第 1 次 印 刷IS B N 7 - 5021 - 3 780 - 7/ T P72定 价 : 10. 00 元 1 前 言无 论 是 哪 个 领 域 ,只 要 想 提 高 工 作 水 平 和 工 作 效 率 , 都 无 法 离 开 计

3、算 机 。 对 许 多 人 来 说 ,学 习 计 算 机 都 是 从 应 用 范 围 最 广 、 使 用 价 值 最 大 、 比 较 容 易 接 受 的 Microsoft Ofice 软 件 着 手 。为 了 学 好 Ofice,我 们 需 要 一套 实 用 性 强 的 教 材 或 使 用手 册 。 但 目 前 市 面 上能 见 到 的 Office 书 籍 还 不 能 达 到 我 们 的 要 求 。一 般 用 户 ,特 别 是 初 学 者 根 本 不 需 要 知 道 那 么 详 细的 操 作 方 法 和 过 于 高 级 的 操 作 功 能 ,只 需 要 了 解 基 本 的内 容 就 可 以

4、 了 。 书 中 过 于 详 细 的 叙 述 不 但 让 初 学 者 找 不 到 重 点 ,而 且 由 于 叙 述 方 式 太 专 业 化 ,使 许 多 读 者 望 而 生 畏 ,他 们 面 对 那 么 多 无 用 (或 暂 时 无 用 )的 篇 幅 ,常 常 束 手 无 策 。另 外 ,成 套 Ofice 书 籍 中 各 册 之 间 的 重 复 内 容 太 多 。 例 如, 在 W ord、 PowerPoint、 Excel 等 单 册 书 籍 中 ,都 要 介 绍 复制 、 剪 切 、 粘 贴 的 操 作 方 法 ,都 要 介 绍 菜 单 栏 、 工 具 栏 、 2 快 捷 键 的 使

5、用 方 法 等 。 由 于 Windows 和 Office 系 统 风 格 的 一 致 性 ,不 同 软 件 中 的 相 同 或 相 近 功 能 的 操 作 方 法 都是 相 同 或 相 近 的 ,根 本 用 不 着 一 一 介 绍 。 但 由 于 每 本 书都 要 考 虑 自 己 体 系 的 完 整 性 ,使 重 复 内 容 的 叙 述 比 比 皆是 ,当 然 也 使 得 书 价 提 升 了 ,所 以 无 论 从 经 济 上 还 是 使 用 上 来 衡 量 都 是 不 合 算 的 。初学 者 一 般 最 需 要 了 解 和 使 用 W ord、 PowerPoint 和 Excel 中 的

6、 基 本 功 能 ,因 此 本 书 对 这 三 个 软 件 中 基 本 、 常 用的 部 分 进 行 了 介 绍 , 解 决 了 书 籍 臃 肿 、 重 复 叙 述 等 问 题 ,当 然 价 格 也 较 便 宜 。 由 于 书 中 图 解 较 多 ,叙 述 文 字 尽 量 简 单 ,使 该 书 既 简 单 易 学 ,也 便 于 携 带 ,使 用 十 分 方 便 。 同 时 ,我 们 以 实 用 为 原 则 ,针 对 可 能 出 现 的 问 题 ,采 用 一事 一 解 决 , 真 正 做 到 速 查 即 用 。 此 外 , 本 书 介 绍 的 是 Ofice的最 新 版 本 ,而 传 统 的 O

7、 fice 书 籍 一 般 都 先 介 绍 较 低 版 本 的 操 作 方 法 ,然 后 再 叙 述 最 新 版 本 增 加 了 哪 些 内容 。 由 于 本 书 的 对 象 是 初 学 者 ,对 Ofice 的 介 绍 一 步 到 位 ,直 接 介 绍 Mi crosoft Ofice XP,这 也 增加 了 易 读 性 。本书 由 衣 治 安 任 主 编 ,马 瑞 民 编 著 ,杨 王 黎 、 申 静 波 、 王 丽 霞 等 同 志 参 与 了 文 稿 的 整 理 工 作 ,由 于 作 者 水 平 有限 ,如 有 不 当 之 处 ,敬 请 批 评 指 正 。作 者 2002 年 5 月 1

8、 目 录一 、 Office X P 开 篇1. Ofice XP 的组 成 (2)2. Ofice XP 的适 用 范 围 (3)3. Ofice XP 的系 统 要 求 (5)4. Ofice XP 的安 装 (6)二 、 W ord 2002 基 本 操 作 篇1. 如 何启 动 W ord (20)2. 如 何退 出 W ord (24)3. W ord 的 主 界 面 (26)4. 如 何创 建 文 档 (34)5. 如 何录 入 文 档 (37) 2 6. 如 何保 存 文 档 (40)7. 如何使用 “另存 为” 和 “打 开” 对话框中的 工具栏 (49)8. 如 何打 开 文

9、 档 (52)9. 如 何使 用 浏 览 文 档 (56)10. 如 何 关 闭 文 档 (65)11. 如 何 选 择 插 入 点 (65)12. 如 何 选 中 文 本 (67)13. 如 何 “复 制” 与 “粘 贴 ” (73)14. 如 何 删 除 与 移 动 文 本 (76)15. 如 何 “撤 消” 和 “重 复 ” (77)16. 如 何 使 用 Ofice 剪 贴 板 (81)17. 如 何 查 找 与 替 换 文 本 (86)18. 如 何 使 用 插 入 字 符 等 (95)19. 其 他 编 辑 功 能 (98)20. 如 何 设 置 页 面 (98)21. 如 何 对

10、 打 印 机 设 置 与 打 印 文档 (104)22. 如 何 设 置 页 码 和 页 边 框 (111)23. 如 何 进 行 文 档 的 分 页 、 分 节 和 分 栏 (117)24. 如 何 设 置 页 眉 和 页 脚 (120)25. 如 何 设 置 脚 注 和 尾 注 (123)26. 如 何 生 成 目 录 (126)27. 如 何 设 置 段 落 格 式 (129)28. 如 何 设 置 字 符 格 式 (145) 3 29. 如 何 设 置 中 文 版 式 (155)30. 如 何 插 入 文 件 (158)31. 如 何 插 入 图 片 (165)32. 如 何 进 行

11、图 片 的 编 辑 (170)33. 如 何 对 图 片 加 方 框 (175)34. 图 片 工 具 栏 的 功 能 是 什 么 (176)35. 如 何 插 入 图 像 对 象 (177)36. 如 何 创 建 、 使 用 文 本 框 和 图 文 框 (179)37. 如 何 绘 制 图 形 和 标 注 图 形 (189)38. 如 何 编 辑 公 式 (201)39. 如 何 操 作 表 格 (203)40. 如 何 插 入 艺 术 字 (214)三 、 PowerPoint 2002 基 本 操 作 篇1. PowerPoint 的 主 界 面 (218)2. 如 何启 动 和 退 出

12、 PowerPoint (222)3. 如 何创 建 演 示 文 稿 (222)4. 如 何保 存 演 示 文 稿 (226)5. 如 何打 开 和 关 闭 演 示 文 稿 (230)6. 如 何制 作 幻 灯 片 并 进 行 文 本 编 辑 (231)7. 如 何放 映 与 输 出 演 示 文 稿 (253) 4 8. 如 何编 辑 演 示 文 稿 (260)9. 如 何进 行 演 示 文 稿 的 打 包 和 解 包 (271)10. 如 何 设 置 页 面 、 页 眉 和 页 脚 (275)11. 如 何 应 用 母 版 (279)12. 如 何 进 行 图 形 的 基 本 操 作 (28

13、7)13. 如 何 设 置 图 形 的 组 合 与 叠 加 (293)14. 如 何 设 置 阴 影 与 三 维 效 果 (295)15. 如 何 设 置 图 形 的 旋 转 和 翻 转 (295)16. 如 何 管 理 图 像 的 剪 辑 管 理 器 (297)17. 如 何 从 收 藏 集 中 插 入 图 片 (302)18. 如 何 从 文 件 中 插 入 图 片 (304)19. 如 何 利 用 按 钮 插 入 图 片 (305)20. 如 何 创 建 数 据 表 格 (306)21. 如 何 插 入 W ord 表 格 (307)22. 如 何 创 建 图 表 (309)23. 如

14、何 设 置 放 映 效 果 (310)24. 如 何 制 作 动 画 效 果 (315)25. 如 何 使 用 声 音 与 影 片 (329)四 、 E xcel 2002 基 本 操 作 篇1. 如 何启 动 、 退 出 Excel 主 界 面 (336) 5 2. 如 何创 建 工 作 簿 (339)3. 如 何保 存 和 关 闭 工 作 簿 (342)4. 如 何打 开 工 作 簿 (343)5. 如 何管 理 工 作 表 (343)6. 如 何查 看 工 作 簿 (349)7. 如 何为 工 作 簿 文 件 加 密 码 (357)8. 如 何按 单 元 格 输 入 数 据 (359)9

15、. 如 何选 中 并 编 辑 单 元 格 区 域 (361)10. 如 何 设 置 单 元 格 边 框 (369)11. 如 何 合 并 、 拆 分 与 插 入 单 元 格 (370)12. 如 何 设 置 字 体 (373)13. 如 何 插 入 标 注 (375)14. 如 何 调 整 单 元 格 的 行 高 和 列宽 (377)15. 如 何 使 用 自 动 计 算 功 能 (378)16. 单 元 格 数 据 输 入 的 技 巧 (380)17. 数 据 自 动 填 充 举 例 (383)18. 如 何 进 行 页 面 设 置 和 打 印 (383)19. 如 何 在 单 元 格 中

16、使 用 公 式 (387)20. 如 何 用 数 据 生 成 图 表 (397)21. 如 何 进 行 排 序 与 筛 选 (402)一 、Of ice X P开 篇 2 1. Ofice X P 的 组 成为了 办 公 自 动 化 的 需 要 ,微 软 公 司 开 发 了 Microsoft Ofice(有 时 也 简 称 为 Ofice)组 装 套 餐 。 Microsoft Ofice 在 国 内 于 20 世 纪 90 年 代 中 末 期 逐 渐 流 行 , 主 要 版 本 有 Ofice95、 Ofice97、 Ofice2000 等 , 目 前 的 最 新 版 本 是 Ofice

17、XP。Ofice 主 要 由 若 干 应 用 程 序 组 成 , 其 主 要 有 W ord、 Excel、 PowerPoint、 Outlook、 Access 等 ,我 们 在 使 用 O fice 时 , 主 要 就 是 使 用 这 些 应 用 程 序 。Ofice XP 本 身 是 一 个 庞 大 的 办 公 软 件 和 工 具 软 件 的 集 合 体 ,具 有 强 大 的 办 公 自 动 化 的 功 能 ,因 此 可 以 作 为 办 公 和 管 理 的 平 台 。 由 于 Ofice 软 件 在 我 国 流 传 甚 广 ,在 科 技、 教 育 、 工 商 业 和 政 府 机关 等

18、部 门 已 经 成 为 交 换 文 件 资 料 的 主 要 媒 介 , 吸 引 着 大 批 人 士 学 习 和 使 用 , 这 使 Ofice成 为 国 内 举 足轻 重 的 办 公 软 件 。由 于 每 个 用 户 的 任 务 不 同 ,往 往 只 需 要 使 用 Ofice 中 的 一 部 分 或 几 部 分 功 能 ,不 一 定 非 得 拥 有 Office 全 部 ,所 以 微 软 公 司 把 Ofice 中 的 各 个 应 用 程 序 进 行 了 适当 的 组 合 搭 配 ,形 成 Ofice 套 件 ,用 户 可 根 据 需 要 选 用 这 些 套 件 。 Ofice XP 套 件

19、 主 要 有 4 种 : Ofice XP Profes- sional Special Edition(企 业 版 )、 Office XP Professional(专 业 版 )、 Ofice XP Standard(标 准 版 )和 O fice XP Developer(开 3 发 版 ),见 图 1 - 1。图 1 - 1Ofice XP 开 发 版 包 括 : W ord 2002、 Excel 2002、 Outlook 2002、 PowerPoint 2002、 Access 2002、 FrontPage 2002、 开 发 工 具 、 小 型 语 言 套件 (英 文 界

20、 面 )和 素 材 库 。 开 发 版 旨 在 帮 助 专 业 软 件 开 发 人 员 建 立 自 定 义 的 Ofice 解 决 方 案 ,它 包括 Ofice 专 业 版 套 件 以 及 用 于 建 立 、 管 理 和 部 署 基 于 Ofice 解 决 方 案 的 工 具 和 文 档 资 料 。 它 还 为 您 提 供 FrontPage 2002 W eb 站 点 创 建 和 管 理 程 序 。2. Ofice X P 的 适 用 范 围从适 用 范 围 来 看 , Ofice XP 套 件 中 的 各 个 组 成 部 分 有 着 比较 明 确 的 分 工 。 一 般 说 来 , W

21、ord 的 主 要 功 能 是 对 文本 进 行 输 入 、 编 辑 、 排 版 、 打 印 等 工 作 ; Excel 主 要 用 来 进 行 有 繁 重 计 算 任 务 的 预 算 、 财 务 、 数 据 汇 总 等 工 作 ; PowerPoint 主 要 用 来 制 作 演 示 的 幻 灯 片 等 ; Access 是 一 个 4 桌面 数 据 库 系 统 及 数 据 库 应 用 程 序 ; Outlook 是 一 个 桌 面 信 息 管 理 的 应 用 程 序 ;FrontPage 主 要 用 来 制 作 和 发 布 因 特 网 的 W eb 页 面 。对用 户 而 言 ,究 竟 使

22、 用 O fice 套 件 的 哪 种 应 用 程 序 , 主 要 是 看 他 要 做 哪 些 事 情 。如果 进行 书 信、 公文 、 报 告、 论 文 、 商业 合 同、 写 作 排 版 等 一 些 文 字 集 中 的 工 作 ,可 以 使 用 W ord;如 果 要 进 行 财 务、 预 算、 统 计 、 各 种 清 单 、 数 据 跟 踪 、 数 据 汇 总 、 函 数 运 算 等计 算 量大 的 工 作 ,可 以 使 用 Ex cel;如 果 要 制 作 幻 灯 片 、 投影 片 、 演示 文 稿,甚 至 是贺 卡 、 流程 图 、 组织 结 构 图 等 ,可 以使 用 PowerP

23、oint;如 果要 建 立图 书 、 歌 曲、 通 讯 录、 客 户 订 单、 职 工 自然 情 况等 方 面 的 信 息 库 ,并 对 数 据 进 行 管 理 和 维护 ,可 以利 用 Access;如 果 要 为 个 人、 公 司 制 作 网 页, 可 用 FrontPage;如果 要 保存 邮件 的 名 单 ,包 括 客 户 的 E - mail 地址 和 传真 号 码等 ,可 以使 用 W ord、 Excel 或 Outlook。实际 上 , Ofice 的 各 个 应 用 程 序 也可 以 联 合 使 用 。 例 如 ,如 果 要 联 系 、 跟 踪 客 户 ,并 建 立 表 单

24、以 持续 跟 踪 ,可 以 使用 Outlook 的 联 系 管 理 功 能 建 立 联 系 人 列 表 、 安 排 日 程 、 打 跟 踪 电 话 等 ,使 用 W ord 应 用 程 序 有 选 择 地 将 客 户 联系 资 料 并 入 W ord 文 档 中 ,并 由 它 进 行 打 印、 跟 踪 表 单 和 信 函等 ;如 果 要 建 立 用 于 演 示 的 金 融 、 财 会 数 据 报 表 , 可以 先 使 用 Excel 应 用 程 序 制 表 , 然 后 将 报 表 嵌 入 到 PowerPoint 的 幻 灯 片 中 ,并 且 可 以 随 时 更 新 数 据 ; 如 果 为

25、5 了 征 求 反 馈 信 息 将 文 件 发 给 一 组 人 ,并 接 收 回 复 ,可 使 用 W ord、 Excel、 PowerPoint 等 建 立 文 档 、 数 据 表 或 演 示 文 稿 , 然 后使 用 传 递 邮 件 功 能 发 送 文 件; 如 果 要 建立 、 打 印 和 分 发 单 位 的 业 务 通 讯 或 内 部 简 报 ,可 以 使 用 W ord 编 写 ,然 后使 用 Outlook 的 发 送 功 能 分 发 通 讯 、 简 报 ;如 果 要 提 供 数 据年 度 报 告 、 财 政 决 算 报 告 等 ,可 以 使 用 Excel 或 Ac- cess

26、 建立 所 需 要 的 报 表 ,使 用 W ord 建 立 年 度 报 告 文 件 , 并 将其 数 据 进 行 链 接 ;如 果 想 把 利 用 W ord、 Excel、 Power- Point、 Access 等 应 用程 序 编 制 的 文 档 发 布 到 网 上 ,可 以 利 用 其 存 为 网 页 文 件 的 功 能 ;如 果 要 使 处 于 不 同 地 方 的 小 组 人 员 进 行 会 议 讨 论 ,可 以 直 接 在 Ofice 应 用 程 序 中 进行 会 议安 排 、 主 持 会议 和 参 加 会 议 。Ofice 各 应 用 程 序 处 理 的 内 容 可 以 互

27、相 调 用 和 链 接 , 也 可 以 利 用 复 制 和 粘 贴 功 能 使 所 有 的 数 据 资 源 共 享 。 联 合 使 用 这 些 应 用 程 序 的 功 能 ,能 更 好 地 为 用 户 服 务 。3. Ofice X P 的 系 统 要 求为 了 安装 Microsoft Ofice XP,必须 知 道 它 所 需 要 的 系 统 环境 。 Ofice XP 并 不 要 求 一 定 运 行 在 Windows XP 上 , 推 荐 的 系 统 配 置 为 Windows 2000 专 业 版 ,硬 件 配 置 为 Pentium III 处理 器 和 128 M B 的 内 存

28、 。 一般 说 来 ,运 行 Of- fice XP 所 需 的 系 统 最 低 要 求 如 下: CPU:Pentiu m 133 M Hz 或 更 高 处 理 器 的 计 算 机 。 6 内 存 : R A M 的 要 求 取 决 于 所 使 用 的 操 作 系 统 。 Windows 98 需 要 24 M B, Windows Me 或 W indows NT(r)需 要 32 M B, Windows 2000 专 业 版 需 要 64 M B。 此 外 ,需 要 为 同 时 运 行 的 每 一 个 Ofice 应 用 程 序 加 上 8 M B 的 R A M 。 硬 盘 :至 少

29、 245 M B 的 可 用 空 间 ,在 安 装 操 作 系 统的 硬 盘 上 需 要 115 M B 的 可 用 空 间 。 显 示 器 :256 色 Super VG A (800 600)或 更 高 分 辨 率 的 显 示 器 。 操 作 系 统 : Windows 98、 Windows Me、 具 有 S ervicePack 6 ( SP6) 或 更 高 版 本 的 Windows NT 4. 02、 Windows 2000、 Windows XP 等 。具 体 到 实 际 应 用 时 ,系 统 的 要 求 可 能 有 一 些 变 化 。 例 如, 对 没 有 Windows

30、2000、 Windows Me 或 Ofice 2000 Service Release 1 (SR1)的 用 户需 要额 外 的 50 M B 硬 盘 空 间 用 于 系 统 文 件 更 新 ,对 于 开 发 版 的 硬 盘 空 间 需 要 450M B 等 。4. Ofice X P 的 安 装下 面 简 介 Ofice XP 专 业 版 的 安 装 方 法 。 (1)安 装 Ofice XP 所 需 要 的 组 件光驱 中 插 入 第 1 张 Office XP 系 统 盘。 如 果 计 算 机 上 已 经 安 装 了 较 早 版 本 的 Ofice,自 动 转到 (5)。由于 运 行

31、 Ofice XP 需 要 一 些 较 新 的 组 件 ,如 果 系 统 缺 少 这 些 组 件 时 ,将 出 现 图 1 - 2 所 示 的 对 话 框 ,向 您 提 7 示 系 统 将 安 装 这 些 组 件 。 否 则 ,直 接 去 (2)。图 1 - 2用 鼠 标 左 键 单 击 (以 下 简 称 单 击 )图 1 - 2 的 “ Next” 按 钮 ,进 入 图 1 - 3 所 示 的 对 话 框 。 该 对 话 框 带 有 一 个 纵图 1 - 3 8 向 滚 动 条 ,用 户 拉 动 滚 动 滑 块 观 看 相 应 的 许 可 协 议 条 款 。 如 果能 履 行 这 些 条 款

32、 ,用 鼠 标 在 复 选 框 “I accept the terms in the License Agreement.”前 边 的 方 框内 打 上 “” ,然 后 单 击 下边 的 “Instal ”按 钮 没 有 在 该 方 框 内 打 上 “ ”之 前 , “Install”按 钮 是 灰的 (表 示 该 项操 作 不 可 使 用 )。系 统 将 出 现 安 装 的 进 展 框 ,这 阶 段 将 花 费 几 分 钟 的时 间 ,到 操 作 成 功 时 出 现 图 1 - 4,系 统 提 醒 用 户 需 要 重新启 动 计 算 机 才 能 继 续 安 装 Ofice XP。 单 击 “

33、是 ”按 钮 , 重 新 启 动 计 算 机 之 后 ,机 器 会 自 动 进 入 图 1 - 5 的 对 话 框 继 续 安 装 。图 1 - 4(2)安 装 Ofice XP 系 统 如果 所 用 系 统 的 版 本 较 高 ,或 者 已 经 安 装 了运 行 O f-fice XP 所 需 要 的 那 些 组 件 ,进 入 图 1 - 5 的 对 话 框 。 在 该 图 中 ,需 要 输 入 用 户 的 信 息 (如 用 户 名、 缩 写 和 单 位 名 称 等) ,还 要 输 入 Ofice XP 的 产 品 密 匙 序 列 号 ,该 序 列 号 是 25 位 字符 ,可 在 产品 的

34、 包 装 中 找 到 。输入 以 上 信 息 后 ,单 击 “ Next”按 钮 ,进 入 图 1 - 6。 9 图 1 - 5图 1 - 6在图 1 - 6 中 ,有 3 个 圆 圈 的 选 择 (称 作 单 选 框 ,用 户 可 以 且 只 能 选 其 中 的 1 个 ),用 鼠 标 在 哪 个 圆 圈 中 打 上 黑 点 ,就 表 示 选 中 了 哪 个 操 作 。 10 如果 选 中 了 “Install Now”,表 示 进 行 默 认 安 装 ,它 包 括 Ofice XP 的 最 常 用 功 能 ;如 果 选 中 了 “Com plete”,表 示 完 全 安 装 ,即 安 装

35、该 Ofice XP 套 件 的 所 有 组 件 ;如 果 选 中了 “ Custom”,表 示 要 进 行 定 制 安 装, 或 称 作 自 定 义 安 装 。 此 处 , 用 户 还 可 以 通 过 单 击 “ Browse”按 钮 , 选 择 把 Ofice XP 安 装 在 哪 个文 件 夹 中 。一 般 初 学 者 可 以 使 用 默 认 安 装 ,硬 盘 资 源 较 丰 富 或需 要 的 功 能 较 全 时 ,可 以 使 用 完 全 安 装 ,这 里 简 单 介 绍 一 下 定 制 安 装 。用 鼠 标 点 击 “ Custom”前 的 单 选 框 ,然 后 单 击 “ Next”

36、 按 钮 ,进 入 图 1 - 7。 图 中 的 方 框 称 作 复 选 框 ,可 用 鼠 标 选 择 1 个 以 上 的 复 选 框 ,没 有 选 中 的 将 不 被 安 装 。 图 1 - 7 表 示不 安 装 Mi crosoft Access。如 果 选 择 的 内 容 发 生 变 化 ,图 1 - 7 11 图 中 右 下 边 显 示 的 所 需 要 的 硬 盘 空 间 的 值 也 会 随 之 而 变 。单击 “ Next”按 钮 ,进 入 图 1 - 8 的 对 话 框 。 当 然 ,也 可 以 单 击 “ Back”按 钮 回 到 图 1 - 6,重 新 选 择 安装 信 息 ;

37、如 果 单 击 “ Cancel”按 钮 ,则 终 止 安 装 。图 1 - 8图 1 - 8 列 出 了 该 套 件 中 的 全 部 应 用 程 序 ,此 时 仍可 以选 择 需 要 安 装 哪 些 功 能 。 在 该 图 中 ,被 打 “ ”的 部 分 表 示 不 被 安 装 ,为 灰 色 的 表 示 其 中 的 部 分 功 能 被 安 装 , 为 白 色 的 表 示 该 功 能 全 部 安 装 。为了 把 Microsoft W ord 变 成 白 色 (全 部 安 装 ), 单 击 “Microsoft W ord for Windows”左 边 的 按 钮 “ ”,在 出 现 的 菜

38、 单中 单 击 其 “ Run allfrom My Computer”项 。 也 可 以 用 类 似 的 方 法 选 择 其 他 应 用 程 序 的 功 能 。 选 择 完 毕 以 后 , 12 单 击 “ Next”按 钮 ,进 入 图 1 - 9。图 1 - 9在图 1 - 9 中 单 击 “Instal ”按 钮 , 进 入 图 1 - 10。 此 时 ,系 统 要 从 光 盘 上 拷 贝 文 件 并 进 行 相 应 的 安 装 , 图图 1 - 10 13 1 - 10系 统 安 装 进 展 框 中的 蓝 条 表 示 了 安 装 的 进 度 。 系 统 在 此 过 程 需 要 一 定

39、 的 安 装 时 间 ,具 体 视 机 器 的 速 度 而 定 。 如 果 系 统 中 安 装 了 实 时 监 测 软 件 ,所 需 要 的 时 间 会 较 长 。系统 安 装 完 毕 以 后 ,出 现 图 1 - 11,单 击 “ 确 定 ”按 钮 ,可 完 成 安 装 任 务 。图 1 - 11此 时 ,在 “开 始 ”菜 单 的 “所 有 程 序 ”选 项 下 ,可以 看 到 已 经 安 装 的 Ofice XP 应 用 程 序 。 如 果 启 动 这 些 应 用 程 序( 例 如 单 击 “ Microsoft W ord”选 项 启 动 W ord),会 发 现 这 些 程 序 的

40、界 面 等 都 是 英 文 的 。 为 了 汉 化 界 面 ,还 需 要 安装 Office XP 中 文 用 户 界 面包 。(3)安 装 Ofice XP 中 文 用 户 界 面 包将 Ofice XP 第 2 张 系 统 盘 插 入 光 驱 ,能 自 动 进 入 图 1 - 12 的 对 话 框 。 阅 读 相 应 的 协 议 ,并 在 下 边 的 复 选 框中 打 “ ”,然 后单 击 “ Next”按 钮 ,进 入 图1 - 13。与 前 面 类 似 ,选 择 自 定 义 安 装 ,然 后 单 击 “ Next”按 钮 ,将 出 现 类 似 于 图 1 - 8 的 对 话 框 ,用

41、户 自 己 选 择 之 后(也 可 以 使 用 默认 选 项 ),单 击 “ Next”按 钮 ,系 统 将 出 现 安装 的 进 展 框 窗 口 ,此 时 将 花 费 一 定 的 时 间 。 安 装 成 功 后 , 14 图 1 - 12图 1 - 13将 出 现图 1 - 14,单 击 “确 定” 按 钮 完 成 安装 。 (4)设 置 Ofice XP 所 用 的 语 言单击 “开 始” 按 钮 ,用 鼠 标 指 向 “所 有 程 序 ”或 “程 序 ” 15 图 1 - 14选 项 ,在 出 现 的 菜 单 选 项中 指 向 “ Microsoft Ofice Tools”,在 最 后

42、出 现 的 菜 单 中 单 击 “ Microsoft Ofice XP Language Set- tings”选 项( 需 要 在 光 驱中 换 上 第 1 张 系 统 盘 ),其 鼠 标 操 作 过 程 见 图 1 - 15 所 示 。图 1 - 15按图 1 - 15 单 击 “ Microsoft Ofice XP Language Setings” 选 项 后 ,出 现 图 1 - 16 对 话 框 。 在 该 图 的 “ Display menus and dialog boxes in:”框 中 单击 下 拉 按 钮 “ ”,在 出 现 的 菜 单 中 选择 “ Chinese

43、(Simplified)”(表 示 “中 文 简 体 ”),然 后 单 击 “ O K”按 钮 ,出 现 图 1 - 17,再 单 击 “O K”按 钮就 完 成 了 全 16 部 安 装 。(5)说 明图 1 - 16图 1 - 17如 果 计 算 机 上 已 经 有 了 较 早 版 本 的 Ofice 系 统 , 在 光 驱 中 插 入 第 1 张 光 盘 后 ,会 出 现 图 1 - 18,它 表 示 发 现了 较 早版 本 的 Ofice,需 要 选 择 “确 定 ”按 钮 卸 载 以 后 再 重 新 安装 。 有 的 Ofice XP 套 件 此 时 可 以 不 用 全 部 卸 载

44、,能 保 留 全 部 或 部 分 较 早 版 本 系 统 的 内 容 。除 了 利 用 光 驱 的 自 动 运 行 安 装 程 序 进 入 图 1 - 5 以 外 ,也 可 以 利 用 系 统 的 “运 行 ”命 令 直 接 执 行 光 盘 上 的 17 图 1 - 18“Setup.exe”文 件 (见 图 1 - 19,假 设 D 为 光驱 ),或 利 用 “资 源 管理 器 ”“我 的 电 脑 ”等 找 到 该 文 件 ,并 双 击 该 文 件 使 它 得 到 执 行 。图 1 - 19 18 二 、W ord 2002基 本 操 作 篇 20 1. 如 何 启 动 W ord本书 中

45、谈 到 的 W ord 指 W ord 2002 版 本 ,操 作 系 统 一 般 指 W indows XP。启动 (也 称 作 运行 ) W ord 有 多种 方 法 。 一般 情 况 下 , W ord 在 完 成 一 件 工 作 时 总 是 有 几 种 方法 ,我 们 先 介 绍 比 较常 用 、 简 单 的方 法 。 初 学 者 可 以 使 用 先 介 绍 的 方 法 ,待 熟 悉 了 以 后 再 练 习 其 他 方 法 。(1)用 “开 始 ”菜 单 启动 用 鼠 标 单 击 屏 幕 左 下 角 的 “开 始 ”按 钮 ,打 开 “开 始” 菜 单 。 若 系统 是 Windows

46、 XP,把 鼠 标 放 在 “所 有 程 序 ” 选 项 上 ,将 该 选 项 展 开 后 出 现 图 2 - 1 所 示 的 子 菜 单 ;如 果 是 W indows98 等 系 统 ,把 鼠 标 放 在 “程 序 ”选 项 上 ,将 该 选 项 展 开 后 出 现 图 2 - 2 所 示 的 子 菜 单 。 在 图 2 - 1 或 图 2 - 2 中 找 到 “ Microsoft W ord”子 选项 单 击之 ,即 可 进 入 W ord 的主 界 面 (图 2 - 9 所 示 )。 (2)用 桌 面 快 捷 图 标 启 动在桌 面 上 找 到 Word 的 快 捷 图 标 (图 2 - 3所 示 ),双 击 之 ,也 可 进 入 图 2 - 9 所 示 的 主 界 面 。如 果 所 在 的 计 算 机 桌 面 上 没 有 该 快 捷 图 标 ,可 用 多种 方 法 创 建 该 快 捷 图 标 。 其 中 的 一 种 方 法 如 下 : 鼠 标 单 击 屏 幕 下 边 的 “开 始 ”按 钮 ,然 后 把 鼠 标 停放 在 “所 有 程 序” 选 项 上 ,等 它 的 子 菜 单 出 现以 后 ,把 鼠 标