1、高校图书馆电子阅览室一体三制管理的探讨朱紫阳 孙明杰（南京信息工程大学图书馆 南京 210044）摘要 文章从对电子阅览室的正确认识，管理误区的分析入手，对高校图书馆电子阅览室一体三制的管理方式进行探讨，并提出相应的配套工作要跟上，使得电子阅览室的效益得到最大化，更好的为广大读者服务。关键词 高校图书馆 电子阅览室 管理方式 中图分类号 G2522 文献标识码BAbstract: Based on the analysis of the correct understanding of the electronic reading-room and the current mismanagem
2、ent, this paper probes into the trinity management mode of the electronic reading-room in the academic libraries, and suggests that the related supporting measures should be made to maximize the benefit of the electronic reading room and serve the readers better.Key words: academic libraries electro
3、nic reading-room management mode1. 正确认识电子阅览室所谓电子阅览室或多媒体阅览室，是指利用计算机、通信、网络设备为读者提供利用电子型文献的场所。电子型文献主要包括光盘资料、联机或网络资源或数据库等。它也是集电子型文献检索、阅览、服务于一体的，以光盘服务器、网络服务器和工作站为支持的，以远程网络检索系统为扩展的网络环境下的多功能、现代化阅览室。它是传统图书馆过渡到未来电子图书馆或多媒体图书馆的中间产物 1。电子阅览室是阅览电子文献进行学习和科研的场所，它区别于网吧和机房，说不同于网吧，是因为电子阅览室不是以盈利为目的，是为了方便广大读者在网络环境下进行学习和科
4、学研究；不同于机房，是因为它仅仅是图书馆的一个下属的阅览室，有限的信息设备资源只能满足检索浏览下载学术信息资料，网上交互式学习以及特色的视听服务等需求。不可能同时又向读者提供学习各种计算机基本操作，各种语言程序设计等功能，这个是电子阅览室的性质所决定的。 2.高校图书馆电子阅览室的管理误区高校图书馆的服务对象的是全校师生，而他们的需求又是多样化的，如果仅仅是单一的管理方式，可能会遇到一些问题，比如很多高校的电子阅览室实行单一的收费管理，读者付费后就可以非常心安理得由随意的使用网络资源，如果不加以引导和相应的管理，很容易使得电子阅览室成为一种变相的网吧，读者在游戏，聊天，和漫无边际的网络浏览中虚
5、度时光等，这不仅不利于读者的个人发展，也不是图书馆电子阅览室开展工作的初衷；而有些图书馆实现技术控制下的免费使用，仅仅能查找本校所购买的数据库资源，但不能进行网络浏览查询，虽然规范了读者的使用行为，但是现在的学习和科研离开网络是不可想象的，仅仅数据库资源是不能满足读者利用信息的所有需要，而且现在很多高校都是实行网上选课，网上报名，网上交互式学习等，如果电子阅览室通过技术控制实行一刀切的管理手段，不利用电子阅览室的有效使用，我们应该对读者的需求进行研究和引导，以务实的态度进行相应的管理制度调整，从而实现电子阅览室利用效益的最大化。笔者认为高校图书馆的电子阅览室可以实行一体三制的管理的方式，以满足
6、不同读者的各个层次使用上的需要。3一体三制的管理方式3.1 一体印度图书馆学家阮冈纳赞在其图书馆学五定律一书中提出了著名的图书馆学五定律： 书是为了用的， 每个读者有其书， 每本书有其读者， 节省读者的时间，图书馆是一个生长着的有机体。这一指导思想同样可以应用于电子阅览室的管理，电子阅览室为读者提供检索和阅览电子文献等服务，满足其学习和科研的需求，同时图书馆所购买的电子资源也得到了更好的利用。对于广大读者，我们要针对其不同的信息需求，以务实的态度制定我们的管理制度，尽可能的让读者正当的信息需求得到满足，同样，研究制定好的管理制度也可以让电子阅览室的每一台计算机实现其最大的效益，尽可能的减少了读
7、者在使用过程中的过多的占用公共资源，让需求不同的读者使用不同的功能区，有利于明确利用电子阅览室的目的并在使用中倡导一种良好的学术科研氛围，同时尽可能的避免了排队等候上机的现象发生，为读者节约了时间。电子阅览室作为图书馆向读者提供服务的一个窗口，其管理的形式和内容是随着用户的信息需求的变化而动态发展的，但是不论如何变化发展，它们始终是在“以人为本，读者至上”理念下融为一体的：那就是全心全意为读者服务。3.2 三制三制是指把一个电子阅览室分为三个功能区，实行三种不同的管理制度，满足用户各个层次上的信息需求，发挥图书馆资源和设备的最大效益。这三个功能区是：信用制度管理下的免费的检索功能区，技术手段控
8、制下的定时网络使用功能区和经济调控下的多媒体视听功能区，一般电子阅览室计算机都比较多，如何分配各个功能区的计算机数量，使得电子阅览室的功能得到更大的发挥，这个问题可以根据各个学校的具体情况进行具体分析，比如可以进行问卷调查，阅览读者成分统计，专家咨询等方法，使得电子阅览室各个功能区的计算机得到最优化的配置。3.2.1 信用制度管理下的免费的检索功能区免费的检索功能区的设置始于高校图书馆事业性，公益性的基本属性，它是为高校师生的教学科研提供电子资源检索的免费服务，这种设置明显地区别与社会上网吧地管理，能体现出图书馆以读者为中心，不以经济利益为主的办馆意识。这个区域设置的目的就是让读者利用计算机网
9、络，方便快捷地检索馆藏书目、电子文献、电子图书、电子期刊，网络数据库等，用来弥补馆藏印刷型图书期刊的不足，这种管理的定位给读者展示了一个现代化的复合型图书馆管理模式 2。这种设置的好处在于它有利于读者在网络环境下进行学术科研活动，但是缺点就是难以管理，如何管理好这个功能区成为一个成败的关键。笔者认为可以引进信用制度进行管理。就是说来这个功能区上机检索的读者必须在信用制度管理下持免费检索证才可以上机，免费检索证的获取必须经过培训和认证两个程序。培训是指为了更好地让读者免费利用好电子资源，规定凡进入这个功能区的读者，必须先接受一次电子资源检索与利用培训 2，认证就是建立读者个人信用档案，读者者个人
10、信用档案的内容一般分为读者个人身份情况、读者使用图书馆的信用记录和特别记录。读者个人身份主要包括：姓名、性别、出生日期、身份证号码、婚姻状况；户籍所在地、住址、联系电话、电子信箱；工作单位、职业、职务、学历等自然情况。读者使用电子阅览室的信用记录主要包括违章记录、不文明行为记录等。个人信用档案的内容是一份反映读者个人信用历史和社会信誉的记录。它能帮助电子阅览室迅速、客观地作出评估是否增加或降低甚至是取消读者使免费检索功能区的权利 3。3.2.2 技术手段控制下的网络使用功能区随着互联网日新月异的发展，网络在当今的社会已经无处不在。它被誉为一所没有围墙、没有课桌、人类有史以来最大的大学，这所大学
11、拥有历史上最大的图书馆，有知识最为渊博的老师。大学生思维敏捷，精力旺盛，对新事物接受能力强，因此互联网世界成为大学生最向往的世界，上网浏览自然成为电子阅览室最受欢迎的功能。 (3)而且现在很多的学习内容需要在网络环境下进行，比如一些网络课程，远程教育，网上报名，网络信息搜索，收发 E-mail 等，虽然现在学校的网络设施都比较好，宽带也接入了宿舍，但是还有很大一部分的同学没有电脑，不能在宿舍上网，如果高校不能提供足够多的上网场所，势必把学生往网吧里推，所以电子阅览室责无旁贷的应该为广大师生提供网络使用的功能，净化读者的上网环境，尽量把广大同学都吸引在校园内上网。电子阅览室应该区别于网吧，不应该
12、以赢利为目的，而且要对上机的读者进行必要的引导，所以笔者认为电子阅览室的上网功能区原则上不应该收费，但是为了让更多的用户在这个功能区内上网，提高网络使用功能区的利用率，可以用软件和技术手段控制读者的上机时间和利用频率，比如每个读者一天只能上一次，每次不能超过一个小时，对于上网功能区的使用还应该建立一系列管理条例，如禁止玩游戏，禁止浏览色情和反动网站等，一经发现就请读者下机，情节严重者，交由相关部门处理等。3.2.3 经济调节下的多媒体视听功能区高校图书馆一般通过自建和购买建立一系列多媒体视听资料库，比如视频点播，音乐在线，英语在线，网上报告厅，精品课程，随书光盘管理与发布系统等，为了读者更好的
13、利用这些资源，非常有必要在电子阅览室设置一个多媒体视听功能区，使读者能够在一个幽雅安静的环境下进行学习和欣赏，一方面可以丰富他们的课余生活，另一方面也能帮助他们提高英语的听力水平，扩展自己的知识面，提高自身的素质等。同时图书馆的馆藏资源也得到了充分利用。多媒体视听功能区的设置使得读者更加衷爱电子阅览室，导致的结果是电子阅览室使用此功能区的人数多频率高，如何调节读者的人数以及频率，这是一个值得研究的课题，笔者在管理的过程中认为可以使用经济调节加上一些必要的使用指导，虽然图书馆具有公益性，但是为了调节读者的人数和频次，经济手段也不失为一种方法，收费的标准可以根据具体的情况进行制定，原则是读者的使用
14、和该功能区的被利用处于一种相对平衡的状态。在提供多媒体视听服务的同时，也要加强必要的指导和宣传，要让读者更加清楚此功能区有哪些适合自己使用的多媒体资源，加强资源使用的针对性，提高读者使用效率。4相应的配套工作要跟上为了更好的发挥电子阅览室的作用，不仅要在整体的管理上有所规划，还应该从以下四个方面做好相应的配套工作：强大的软硬件及其技术支持;对馆员进行继续教育，提高其业务素质和服务水平；整合馆藏资源，开发信息产品；对读者加强宣传指导。4.1 强大的软硬件及其技术支持电子阅览室软硬件及其技术支持是实现其功能的物质保证。软件除了包括电子阅览室管理软件，安全防护软件，视频点播软件，光盘资源管理与发布软
15、件等，还需具备各种电子版的多媒体资源、各种全文和二次文献数据库资源等。硬件包括计算机，网络设备，服务器，交换机等，软件和硬件都具备的情况下，还需要有坚强的技术支持。保证读者在电子阅览室检索阅览过程遇到的计算机，网络问题能及时得到解决。因此我们必须根据实际需要和长远规划来加大计算机网络系统，服务器等硬件的投入，保证硬件环境能够适应电子阅览室服务功能的开展；软件方面要加强管理系统软件、计算机和网络的使用维护，引进各种光盘和网络数据库，扩展信息资源的获取途径等。比如电子阅览室管理引进的是汇文系统的电子阅览室管理软件；计算机系统安装使用的是在 MS-DOS 下应用 FTP 技术进行批量 GHOST 克
16、隆；计算机系统防护使用的是安装系统还原卡的方法等。另外从平日的系统维护中，技术人员的技术水平也得到了很大的提高，使得硬件和软件有了坚强的技术保障。4.2 对馆员进行继续教育，提高其业务素质和服务水平印度图书馆学家阮冈纳赞曾经说过:“一个图书馆成败的关键还是在于图书馆的工作者” 。对于在电子阅览室工作的成败来说也是一样，要想提高服务水平，得到读者的认同，就必须对馆员进行继续教育，不断提高他们的业务素质和服务水平。继续教育有很多种形式，有岗位培训，业务学习，学术交流，脱产学习等。不论那种形式的学习，目的都是一样，就是更好的完成自己所担负的工作任务。比如我们图书馆就定期或不定期地举办了岗位培训、 “
17、汇文文献信息服务系统”的学习、学术交流，电子资源培训等。通过一系列的培训，我们提高了业务技能，了解了各个系统和数据库的使用，对于读者在检索文献中提出的问题，也有了更好的解答。在进行继续教育的同时，需要注意两点，一个要持之以恒，建立一个科学的考核制度进行量化管理，学习不能流于形式。另一个要结合本馆的实际，注重实效，有针对性的进行学习培训。4.3 整合馆藏资源，开发信息产品随着图书馆数字化程度的不断提高，高校图书馆的馆藏结构近年来发生了巨大的变化，形成了电子化，网络化信息资源与印刷型文献资源并存的新特点。这些新特点的出现给图书馆的信息服务提出了更高的要求，我们应该根据读者的信息需求整合馆藏资源，开
18、发信息产品。如建立特色数据库，期刊导航，数据库导航，随书光盘管理与发布系统等，这些信息产品的开发最大程度的发挥了图书馆资源的整体效益，同时也方便了读者利用图书馆资源。4.4 对读者加强宣传指导很多读者不了解电子阅览室的功能，来电子阅览室就是为了上网冲浪，聊天交友，也有一些读者是来检索文献的，但由于对一些数据库不熟悉，或者检索策略不正确，检索结果往往不太理想，这也影响到他们使用电子阅览室检索文献的热情。所以我们要对读者加强宣传指导，让他们明白电子阅览室有哪些功能，如何使用这些功能，数据库如何使用，检索策略如何制定等。根据高校图书馆的特点，我们可从以下三个方面来加强管理。4.4.1 加大宣传力度，
19、提高资源利用率。比如组织新生参观电子阅览室；开展宣传周活动；加强与各阅览室的合作，引导读者利用电子资源；张贴“入室须知” ，加强制度化管理 ；印制发放电子资源使用指南；制作检索教程 powerpoint 放置在主页 4。4.4.2 重视读者培训，完善读者信息服务工作。可以根据读者的不同层次不同需要，通过分层次和多种形式的培训，提高读者使用电子资源的综合能力 4。4.4.3 设置咨询工作台。把咨询工作做到第一线去，登记工作台岗位可以招募临时工或者勤工俭学的学生负责。咨询馆员或者学科馆员轮流到电子阅览室值班，负责巡视和主动解决读者提出的问题等。参考文献：1 周伟.网络环境下电子阅览室的发展 .图书馆学刊,2005.(5) 2 曹如国. 电子阅览室一室三制管理的工作创新 .图书馆建设,2005.(5)3 司敬新. 在图书馆实行读者信用制的构想 .图书馆建设,2005.(4)4 陈丽.浅谈高校图书馆电子阅览室的服务工作 .现代情报,2004.(8)
