1、做好一个 PPT 必须具备以下四个要素。目标明确在商务活动中，做 PPT 通常是为了追求简洁明朗的表达效果，以便有效辅助沟通。但是 PPT 也有局限性。不了解这些局限，在PPT 里面书写长篇文字报告，洋洋洒洒做出了六七十页，在一个文件里讨论好几个复杂问题，绘制复杂表格这种“超能”的PPT，不仅制作过程痛苦，而且最终结果通常是“根本看不懂”。那么 PPT 的特长和局限分别是什么？我注意到外企员工的言谈当中。常用英文“Presentation”来代替这个意义模糊的“PPT ”。我查了查，发现维基百科词典上对“Presentation”的解释，恰好说出了它的目的、能力特长和局限只能面向一类观众、演示
2、一个活跃内容，只能表达关键要点，达到留下深刻印象的目的。牢记这几点，我们就会比较“收敛”容易确定一个更合理的目标。形式合理微软给 PPT 文件起了个中文名字：演示文档。顾名思义就知道它的用法了。不同的受众和传播方式决定了不同的版本。实际上PPT 文件有两种主要用法。一是辅助现场演讲的演示，二是直接发送给受众自己阅读。要保证达到理想的效果，就必须针对不同的用法选用合理的形式，考虑配合演讲或直接阅读时受众的感受，做相应的细节处理。演讲现场用的 PPT，就要全力服务于演讲。多用图表图示，少用文字，让观众一边看，一边听你讲，演示相得益彰，适当运用特效、动画等功能，可以控制演讲节奏，让演示效果丰富多彩，
3、活跃气氛。直接送去给别人阅读的 PPT，则必须添加尽可能简洁但描述清晰的文字，一代替你的演讲，引领读者理解你的思路。整个 PPT 和其中的每一页幻灯片都要具备很清晰的阅读顺序，逻辑性要求更高，才能保证受众独自阅读 PPT 就能“跟着你走 ”。但是，使用特效、动画要谨慎，防止阅读者点鼠标点的手指发酸，让 PPT 文件体积暴增，很难通过网络发送。（宜多图少文字）美观大方日常生活中善于穿着打扮的人始终是少数。同样，能具备足够的美学修养，把 PPT 做到“漂亮”的人也很少。大家追求“漂亮”，结果却往往是画虎不成反类犬，得不偿失。其实不必追求“漂亮”，只要美观大方就行了。这就像西装革履，可能不会耀眼夺目
4、，但绝对美观大方。具体可以从色彩和布局两方面着手。Office 软件的调色板里面有“标准色”，其实就是一套容易为大众所接受的颜色。选用搭配色彩时，可以参考 Office 的“配色方案”。同一个方案里，差别较大的色 适合标示不同的内容，相近的颜色用来区分相近内容（比如标题用黑色，副标用灰色）。如果你觉得自己？审美疲劳“比价严重，那么，根据你要做的主题，参考模 仿类似主题的 PPT、印刷品、广告、网页，也是一个快捷的方法，但是切记：大多数优秀的布局、配色都是整套方案，要么仿学一页完整布局，要么借鉴整体配 色。东取一点西摘一点，很容易搞得不伦不类，适得其反。逻辑清晰如前文所述，“简洁”正是 PPT
5、能在“时间就是金钱”的商业活动中广泛流行的原因。但为了追求简洁，我们很容易无意识地删减了一些要点，受众就“看不懂”了，想保证要点齐全，就要建立清晰、严谨的逻辑。有 两种方法是非常有效的。一是遵循幻灯片的结构逻辑。通常一个PPT 文件包含 1030 张幻灯片，不仅要包含封面页、结束页和内容页，还必须有紧跟封面页的 目录页来展示整个 PPT 的内容结构。必须有章节页（各章节的封面）把不同阶段内容划分开，并呼应目录，保障整体连贯。结束页之前，还要有总结页，引领受众 回顾要点，切实留下深刻印象。每一个内容页，也必须严格遵守“大标题、小标题、正文、注释”这样的内容层级结构。而且结构层次不宜太多，关系要么
6、并列，要 么递进。否则不仅阅读者会看晕，很可能你演讲时自己都会讲晕。二是运用常见的分析法图标。当我们确实有一些避不开的复杂问题需要带领听众共同分析时，这个办法非常实用。商业场合常见的 SWOT 分析图、矩阵分析图等，可以帮助我们排除情绪干扰，理清思路，分析利害，寻找解决方案。把握好上述四个要素，做出来的 PPT 就能基本满足商业场合的需要了。演出出发前，最好自己携带大屏幕笔记本和投影仪，如果对方的演出系统临时出了故障，而你 所有演示的时间不变，受损的一定是你自己，另外，有客户甚至喜欢直接阅读 PPT 的打印稿，一定要事前确定清楚。其实 PPT 只是一个辅助演讲，帮助我们交流 沟通的工具而已。能用好它就多用，不太擅长用它的就尽量少用。布什站在世贸中心的废墟上，稿纸都没有用，不也一样发表鼓动人心的演讲么？
