1、北京华联综合超市有限公司营运规范ALC 用户手册 内部资料 严禁外传 编号：OPSM 12范 ALC 用户手册目 录第一单元 前 言第二单元 ALC 部门结构及工作职责第三单元 门店的报表分发第四单元 门店的商品变价第五单元 价签管理规范第六单元 门店盘点流程第七单元 门店自动建议订单系统流程第八单元 ALC 其它工作流程附录： 门店 ALC 常用报表表头样张范 ALC 用户手册第一单元 前言适用范围本手册系各门店 ALC（自动数据处理中心）的日常使用指南。目的规范各门店 ALC 的工作职能和操作流程，以标准的作业提高效率。益处使用本手册有助于 了解 ALC 工作职能，更快掌握业务需求 熟悉
2、ALC 日常操作技术和流程 帮助对 ALC 新进员工的培训和现有员工的考核范 ALC 用户手册第二单元 ALC 部门结构及工作职责一、ALC 部门结构ALC（全称门店自动数据处理中心） ，其人员配置为 67 人，包括主管 1 人，文员 56 人，工作为轮班制，轮班人员配置由ALC 主管负责安排。其主要结构如下：二、日常工作职责ALC（自动数据处理中心）主要处理店面日常营运数据，负责以下日常工作：1. 报表分发报表分发是由 ALC 部门负责，每日分发工作在 10：00 前结束，报表按照报表分发单分发，由领报表人签字。一旦由于某些不可抗拒的原因当天的报表没有产生，则由 ALC 工作人员负责与电脑部
3、联系，尽快打印出报表并分发。作废及无人领取的报表不得擅自处理，须集中存放，每 6 个月销毁一次。2. 更改店内商品售价由于本公司商品价格采取门店处理售价的原则，所以日常商品的售价是由门店负责更改和调整的。售价的更正应由总部采购书面通知 ALC 部门工作人员即可更正售价。商品的临时促销变价，则需由门店店长提出，经营运总监批准后由 ALC 执行，临时变价时间一般为一周（七天） 。售价更正后一定要重新打印价签（不用填写价签申请单）返回楼面。3. 打印价签部门主管 1 人文员 文员 文员 文员 文员 文员范 ALC 用户手册打印价签的原因主要有以下几项：(1). 价签丢失(2). 新品价签(3). 更
4、改价格(4). 更换条码(5). 更改商品描述(6). 快讯商品更换价签（红、绿对换）(7). 旧价签肮脏或残缺4. 条形码更换和补录条形码更换和补录不用填写任何表单，实物为证即可增加和删除，店面系统更改正确后需在总部再次作更正，若此商品原定义无商品自然码，即“店内码”一栏填写为“1” ，增加条码后须将此栏改写为“0”无需店内码。5. 录入紧急订单紧急订单即店面订单，此订单由楼面出具，由 ALC 部门工作人员在电脑系统中作录入工作，打印出正式订单后加盖电脑部公章，即可由 ALC 通过传真通知厂商送货。OPL 订单分发6.OPL 订单即自动建议订单，每天由电脑自动产生并打印，由ALC 工作人员送
5、至楼面各部门，订单由楼面各部门审看并调整后签字返回 ALC 部，由 ALC 工作人员打印出正式订单后传真通知供应商。7. 库存更正楼面各部门的重新包装和收货部延期的差异更正都需作库存更正，由楼面或收货部出具库存更正单，经店长签字后即可在 ALC 电脑系统中作库存更正，其中楼面库存更正需楼面主管签字并填写清楚库存更正原因，如：偷窃、丢失、母子货号调整库存等。收货部差异更正需收货部主管签字，填写清楚更正原因后即可作库存更正。8. 催货范 ALC 用户手册每天电脑部将产生一份报表，对本日前一天应到货的订单及本日后一天将到货的订单进行统计，列印出厂商资料，由 ALC 部门工作人员负责与厂商联络，督促厂
6、商及时送货，若发现某厂商将提前送货或迟到送货，应及时与收货部联络，使收货组能得到最新的到货信息。9. 广告此类商品主要用于快讯商品及置放在堆头的商品，每期快讯由ALC 提供商品明细，打印出需作广告单的列表，由 ALC 工作人员负责打印促销品的标牌，此项工作在开始阶段需企划部协助工作。置放在堆头的商品由楼面营运工作人员到 ALC 部门申请后，由 ALC 工作人员打印出广告标牌。10. 赠品赠品的处理方式一般为：(1). 直接发放给顾客，(2). 与商品捆绑出售，(3). 进入卖场出售，(4). 作为奖品发放。其中直接发放给顾客的赠品由客服部领取并记录，与商品捆绑出售及进入卖场出售都应由收货组通知
7、 ALC 工作人员，进行书面登记，由 ALC 工作人员负责通知采购，由采购决定结帐方式。三、重要工作职责1. 针对每月两期快讯商品进行检查，要求快讯商品不得连期，隔期的快讯商品也必须在其采购期过后方可进行录入，ALC 负责在本期快讯开始和上期快讯结束日作价签的打印工作，并通知楼面更换价签。2. 每月一次盘点工作，此项工作由 ALC 主管负责，并与其它部门配合协调，在其它部门库盘和架盘前锁住库存，在楼面作盘点数据结束后进行录入工作，并打印出盘存报表，由店长签字后方可使盘存结果生效，并于当晚打印出库存更正报表。盘点工作结束范 ALC 用户手册后打开库存。四、其它工作细节ALC 部门只负责电脑系统中
8、门店管理系统的工作权限范围，ALC 主管负责管理主管行政系统程序的使用，其它工作人员负责行政系统程序的使用，密码各自负责，应定期更换以防止非本部门人员擅自使用。1.(1). 查询商品资料，任何商品在售卖期间出现问题需 ALC 部门帮助查询资料，ALC 部门都有责任和义务协助查询工作，帮助各部门查询商品信息资料以助解决问题。(2). 由于公司营业时间长，所以 ALC 部门需作轮班制度，要求早晚班制度，不得迟到早退，不得在上班时间玩游戏，不得擅自离岗位。工作要谨慎小心，态度要积极热情。(3). ALC 部门每月需申请办公费用，主要为办公用品、价签纸，订单纸、色带（300K 和斑马打印机） 、鼠标、
9、墨盒（喷墨打印机） 、磁盘、公文夹、报表夹等。2. ALC 部门有大量现代办公设备，包括电脑、打印机等，须日常维护及保养，并且要求工作人员经常擦拭，每天下班后必须关闭电脑及打印机等相关设备，对 ALC 办公区进行一次简单清洁工作后方可离开。范 ALC 用户手册第三单元 门店的报表分发1. 门店报表的分发原则：每日门店电脑部经过 NIGHTRUN 后打印出门店各部门所需报表，除每日所需报表外，每周、每月、每年都能够打印出特定的报表，原则上门店的报表以各部门需要为准。每日报表列印出后，由门店电脑部工作人员负责送至 ALC 办公区，再由 ALC 工作人员负责接收分发，ALC 工作人员每日早晨第一件工
10、作即为分发门店报表，报表按部门分列开，每日由指定的工作人员携带报表及报表签收单送至各部门，由各部门指定接收人员签字接收后，本部门工作人员负责保留签字完整的签收单。此项工作须在每日 10：00前完成。除例行报表外，对于门店各部门临时索要的特殊报表，应由其向门店电脑部做报表打印申请，并由门店电脑部负责打印。2. 门店报表分发种类门店报表按部门分为两类：一类为营运各部门所需报表，包括门店店长、副店长、食品部、百货部、收货部、收银部、客服部。另一类为门店财务部所需报表。门店报表按日期分为：日报表、周报表、月报表、年报表。每日由 ALC 工作人员打印出所有列印出的报表明细清单及签收单，并负责发放、收回、
11、保存签收完整的明细单。范 ALC 用户手册第四单元 门店的商品变价1 门店价格系统为售价核算系统。由于本系统在新品录入过程中默认为门店规订单品售价，而总部为进价核算，所以在本系统中总部采购定进价，门店定售价。但是在实际运行过程中，售价也应由总部采购决定，在这种情况下，门店的售价更动手续变得很繁琐。一般情况下，应由总部采购在了解变价原因的基础上，提前通知门店 ALC 部，通知方式为采购填写变价通知单，由采购部领导签字后，传真到门店 ALC部，由 ALC 工作人员接收，在收到变价通知单后 ALC 工作人员负责于本日结束营业后和次日开业前进行变价，变价后价格在本系统中生效，ALC 工作人员变价后应在
12、变价通知单上签字并负责保留此单，以备后期其它部门进行查询工作。2 商品临时变价，一般是由于某些门店面对竞争对手、季节等特殊情况或者是在商品快过期、销售不畅等情况下门店要针对一些商品进行临时变价处理。商品临时变价必须由店长提出申请，经营运总监的同意并签字后方可交 ALC 部门进行变价，流程（参照商品变价流程） 。范 ALC 用户手册3 变价正确流程（1） 进入华联门店商业管理系统 ，界面如下：谀哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪* 华联门店商业管理系统 * * BSYSTEM(门店模块) * * 1. 商品信息-供应商信息- 华联快讯信息 * 2. 门店
13、订货 - ALC * 3. 物价标签 press F12 to execute, F4 to cancel.范 ALC 用户手册（8） 在盘点控制流程界面中选择停止后台进程一项，以结束后台运行。盘点工作被认为是全部结束，此时盘点大组状态为“9”。谀哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪* 盘点控制流程 * = * * 1. 定义门店货架及通道号 * 2. 自动生成门店布局 * 3. 建立部分盘点的货架及通道的定义 * 4. 自动生成部分盘点的门店布局 * 5. 开始盘点的具体组号选择 * 6. 建立盘点进程 * 7. 申请盘点结果有效 * 8. 删除盘点数
14、据 DATA * 9. 开始后台进程 * 10. 停止后台进程 * * Enter your choice: 10 *滥哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪(13). 删除盘点数据 ，在此程序中查询到盘点“库存日期”后提交，库存即被打开，盘点结束。3盘点过程中应注意的事项盘点过程中经常遇到大量的实际问题，如库存锁定时间过长，盘点录入数据不准确，盘点数据不准等。若盘点数据不准确，则由部门盘点人员及审核人员负责协调解决。如果发现盘点过程中锁定库存时间过长，则需通知楼面尽快把库存结果返回并通知财务部及早返回库存更正表，若确实锁定库存时间超过七天，无论财务和营运
15、是否返回库存更正表都应解开库存，使库存数据正常，然后待财务和营运部返回表后进行手动库存更正。盘点数据录入不准确的问题，通常由两个因素造成：一是楼面送交的盘点数据不准确，例如头盘与二次盘点的数字不相符；二是 ALC人员录入时的操作失误。对于前一种情况，须通知楼面进行重盘，范 ALC 用户手册确保有二次的数字一致，后一种情况，则需 ALC 内部的数据输入再确认。 4生鲜商品盘点流程生鲜部每月 15 日及月底须做二次盘点，在盘点前由门店 ALC部门出具生鲜商品单品的列表，交由生鲜部主管，生鲜部主管按照此表进行生鲜商品盘点，盘点结果交由 ALC 部门处理， ALC 须在盘点次日提供所有生鲜商品本期进货
16、价值和本期生鲜商品的销售价值报表，分送店长及财务部，财务部根据这些数据进行生鲜商品的盘点报表统计，二天内出具生鲜盘点报表，然后将此表送至运营部及门店店长作销售及毛利分析。生鲜盘点流程详见“生鲜手册”范 ALC 用户手册第七单元 自动建议订单系统流程1、自动建议订单流程自动建议订单是指由电脑系统根据平均每日销售量、库存数量、厂商送货周期、送货天数、库存天数计算出建议订货量，并产生自动建议订单供营运部百货、食品部门工作人员参考，决定是否同意此订单生效。门店自动建议订单每日由门店电脑部打印出具，包括两份：自动建议订单分析报表、自动建议订单报表。自动建议订单分析报表每日分发至门店楼面，自动建议订单由
17、ALC 自己保留，每日营运部收到自动建议订单后应对建议数量进行确认，若自动建议订单所建议的订货数量附合实际情况则营运部工作人员无需更改，经部门经理签字后返回 ALC 部，若营运工作人员对自动建议数量并不十分满意，允许其对订货数量进行更正后经部门经理签字返回ALC 部。ALC 部门工作人员在接到自动建议订单分析报表后，根据自动建议订单分析报表和自动建议订单报表所提供的数据和订单号进行电脑录入确认工作，更正电脑中建议数量并打印出订单，列印出订单后盖 ALC 章生效并传真至供应商。2、自动建议订单电脑录入流程进入华联门店商业管理系统 ，选择门店订货 ALC一项。谀哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪
18、哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪* 华联门店商业管理系统 * * BSYSTEM(门店模块) * * 1. 商品信息-供应商信息- 华联快讯信息 * 2. 门店订货 - ALC * 3. 物价标签 & 店内条码 * 4. 收货流程程序 * 5. 门店库存更正 & 盘点流程 * 6. 电子条码秤 * 7. 更改本用户的登录密码 * 8. 查看邮件信息 (d 删除电子邮件) * 9. 退出菜单 * Enter your choice: 2 *范 ALC 用户手册滥哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪进入订货程序谀哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪
19、哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪* 门店订货系统-ALC(行政部) * = * * 1. 订货程序 * 2. 处理永久性订货单据 * 3. 预定时间录入 * 4. 以供应商分类修正建议订货单据 * 5. 以总部商品大组分类修正建议订货单据 * 6. 打印自动建议订单(OPL)参数 * 7. 库存情况报表打印申请 * 8. ENTER PRICE 报表打印申请 * * Enter your choice: 1 * *滥哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪按 F11 键进入查询状态录入供应商编号或订单号进行查询进行单品数量更正（若无数量差异，则无需更正
20、）存盘产生订单号，记录订单号，界面如下：STORD010 门店订货界面 日期:07-08-1998订单号: 211140 供应商 : 20054*: 武汉市森特创建有限公司(F5)快讯号: 送货时间: 03-08-1998 : 文本头 :订单类型 0 自动订单实际送货时间 : 文本尾 :订单状态 0 正在订货 打印 : 0 总数目 : 28.000- 订 单 信 息 -商品描述 订货单位 单位 商品货号 订货数量收货数量 备注新奇士柠檬 350 毫升/瓶 1 1BT 34307 18子母甜牛奶 500 毫升/瓶 1 1BT 34489 10Count: 1 v 打印出具订单；结束。范 ALC
21、用户手册第八单元 ALC 其它工作流程一、门店 ALC 库存更正流程1门店库存更正流程门店库存更正一般情况下有如下原因：盘点、赠品、损耗、偷窃、清货、录入更正、转包装量、盘点更正。门店的库存由门店楼面工作人员负责管理，楼面工作人员对每日库存报损（包括损耗、偷窃）应及时填写库存更正单，楼面收货组对迟于两天的收货差异应做库存更正，楼面理货组的包装更改应填写差异更正，每月的盘点应做库存更正。做库存更正必须有店长签字方可生效，由以上各部门管理人员将库存更正表（一式两联）送至 ALC，由 ALC 工作人员进行电脑录入，在库存更正表中电脑输入一栏中填写录入人员姓名，并保留第二联以便日后查询。2库存更正表的填写方法库存更正表中应填写库存更正日期及库存更正部门，在货号一栏中填写需更正库存的商品货号，在（/）号一项中填写正、负号，正、负号填写原则是：凡增加库存量填写正号，反之则填写负号，在数量一栏中填写增、减的实际数量（以华联单位计算） ，在更正编码中填写更正原因（参考更正表中更正原因编码） ，在货品说明一栏中填写清楚做更正的商品的包装及华联单位的数量。以上填写清楚后在制表一栏中填写制表人，由部门经理及店经理签字后即可送至 ALC 部进行库存更正。
