1、广播电视档案的电子管理探究 广播电视档案的电子信息化管理方法分析 工程信息是广播电视系统档案当中的一个重要内容,因此要重视管理工程信息档案。当建成系统发射台时,会累积下大量文件,在文件当中记载着建设工程时的经验以及成就等,因此此类文件具有较高的参考价值以及保存价值,要重视存档管理。具体方法如下:人工完成收集资料的工作,同时保证收集好的资料具备完整性与真实性的特征;收集好之后,将电视广播系统的特征作为依据,对工程资料进行规范的、科学的整理;随后将档案目录,包括主题、分类以及案卷目录编制到计算机内部的数据库当中,利用数据库的管理功能实现电子信息化管理2。对档案原件进行相应的转化,使之成为二次信息;
2、同时按照数据库当中的特定格式输入原始信息;根据人工指令将信息的索引以及目录等输入到数据库中,从而高效管理接收档案、检索档案、借阅档案以及归还档案等工作。存储音像档案的载体通常为磁性材料,但磁性材料容易受到多种环境因素,如热源、光源等的影响,材料自身也存在着缺陷;因此,在保存音像档案时,需要严格控制温度以及湿度。此外,新式播放设备也有可能无法读取一些老式的存储载体,这将会给严重干扰正常管理工作。为了克服以上缺陷,提高管理质量,则应采用数字化的方式存储音像档案。在计算机当中,应建立起专门管理音像档案的数据库,以方便于大量存储音像数据;还应保证数据库具有一定的安全防御机制,以免数据信息被外部人员窃取
3、作非法用途;在数据库当中存储音像数据时,要做到格式统一,并将便于用户查询作为管理的基本原则。另一方面应在管理系统当中设计出检索程序以及下载程序,以便使用户能够快速获取所需的片段资料以及镜头资料,进而使管理音像资料的效率得到大幅度的提高。还要注意对音像档案进行规范管理,根据电视广播行业的特点,对收集音像档案、整理音像档案以及借阅音像档案的方法进行完善,并建立起使用电子管理系统的相关规章与制度;从而保证合理使用档案、科学规范管理档案,以免音像资源被浪费或无端流失。检索以及借阅档案是档案管理当中的一个重要内容,为了便于检索与借阅,采用计算机当中的数据库系统进行管理势在必行。可以根据文件外形特征以及文
4、件内容设计出相应的检索系统。在检索系统当中应包括文件的卷号、目录号、缩微号、全宗号以及分类号等,将以上文件信息连同保管的期限、附注以及密级等管理项目输入到计算机的既定卡片当中;随后采用计算机对以上资料进行整理,使之成为能够存储于移动数据库的格式,从而方便于高效检索。总而言之,采用计算机对档案进行检索,能够实现多途径利用档案以及高效利用档案。在借阅档案方面,应确保管理系统能够有效控制借阅工作,只允许借阅人员在计算机当中阅读所需的文件,而不允许将文件带走阅读,以便完善档案的保密工作。 完善广播电视档案的电子信息化管理策略 在制作以及处理电子文件时,都需要用到计算机;因此计算机的软件以及硬件设备性能
5、将会对档案管理造成影响。对此,要保证硬件设备实现正常运行;并安排专人对管理软件进行监控,在设置管理系统的密码时,应确保专人操作。此外,还要将杀毒软件安装于计算机当中,并定期对计算机以及数据库进行杀毒,从而预防病毒入侵,避免数据信息泄露,对档案安全造成威胁。因为采用电子信息化的方式对文件进行管理,需要将文件变为电子档案;而计算机当中的电子档案容易遭到人为因素或其他因素的破坏。所以在管理档案时,应制定出科学的备份方案,以便在部分文件遭到破坏时,能够迅速启用备份,尽快恢复数据信息。在制定备份方案时,应根据电视广播系统的实际情况,从而保证备份的有效性以及实用性。在存储备份文件时,应按照保密类型文件保存
6、的方式进行处理。因为电子档案存在着特殊性,当计算机的软件环境以及硬件设施出现故障时,则会危害到档案的完整性;再加上病毒入侵以及操作失误等问题的出现,将可能会给档案资料带来严重损失。而纸质档案可以实现长期保存,且真实性较强;对此,可以通过管理纸质档案来避免以上问题可能导致的危害。将纸质管理与电子管理两种方法结合起来即为理想的档案管理手段。笔者通过查阅相关资料发现,目前对纸质文件以及电子文件进行归档与管理时,多采用了两种方式。具体内容如下:同时对磁介质以及纸介质进行归档,且保证两套档案具有相同的内容;一旦电子档案出现异常,即可以采用纸质档案使其恢复正常。笔者建议,在管理好电子文件的同时,也应管理好纸质文件,从而保证档案可以得到永久的以及安全的使用。 目前,网络技术以及计算机通信技术已经得到了高速发展,这不仅为档案管理效率的提高提供了较好的条件,同时也带来了许多数据安全隐患,因此要深入研究电子信息化条件下的管理方式,认真总结在实践当中所获得的管理经验,以便完善广播电视系统当中的档案服务。 本文作者：王群工作单位：烟台广播电视台第 4 页 共 4 页
