1、关于强化电力系统档案管理的研究 摘 要 在信息时代，档案资料作为一种无形资产，对于电力企业的市场化资产经营有着重要意义。如何对这些档案进行合理的管理，提升档案资料的利用率，是现阶段电力企业应该深思的问题。 关键词 电力系统 档案 管理 信息化 随着科技的快速发展，社会生产和生活对于用电量的需求量急剧膨胀，国家电网担负的电网生产任务也日益繁重。近年来，我国电网建设工程随着城镇化建设的不断深入而迅速增加。在电网工程建设过程中，往往会产生大量的电力科技档案，如何对这些档案进行合理的管理，提升档案资料的利用率，是现阶段电力企业应该深思的问题。在信息时代，档案资料作为一种无形资产，对于电力企业的市场化资
2、产经营有着重要意义。 一、电力系统档案管理存在的问题分析 （一）电力系统档案管理的特点 电力系统档案与传统意义上的企业行政档案相比，具有覆盖度广、专业度高、利用价值高、档案管理延续性强的特点。 电力工程是一项综合度极高的工程，在电网建设过程中，会涉及土木工程、电力生产设备、电气设备、通信技术、消防以及生态环境等多个层面。而凡是与电网建设及电力生产相关的技术，在应用和实践过程中都会留下一系列的档案资料，主要内容包括相关参数、工程方等，方便生产管理。电力系统档案内容覆盖面极为广阔，同时也具有较高的专业度。 电力生产过程中会产生大量的生产记录档案，这种生产档案实际上可以称为科技档案，因为它真实反映了
3、生产过程中的方方面面。一方面，它可以作为电力企业的无形资产，提升电力企业的市场竞争力；另一方面，它又是电厂开展日常安全生产运行、检修维护及技术改造等工作不可缺少的参考资料。在电力生产管理过程中，档案具有重要的凭证作用和参考价值。 电网的建设往往是为了起到长期的电力生产和电力运营的作用。通常来说，水电站枢纽工程自投产，一般有50年以上的设计寿命，其设备设施的设计、制造、施工建设等技术档案的保管年限与设备设施的寿命相当或者更长。后期在生产运行中形成的技术档案详细记录了设备设施的缺陷、故障及诊断处理等信息。不同段所形成的科技档案均为设备设施不可分割的连贯信息，因此，电力系统档案管理不可间断，具有很强
4、的延续性。 （二）电力系统档案管理存在的问题 电力系统档案管理现阶段存在的问题主要体现在以下几个方面： 首先，电力系统档案信息化管理、数字化管理的建设工作存在较大的不足。随着信息技术与计算机技术的高速发展，利用这些先进的科学技术来进行档案管理，能够有效地提升档案管理效率。同时，数字化的档案保存形式不易遭到物理破坏，检索过程也更加方便。但由于许多企业本身对于档案管理的关注度不高，所以档案管理的信息化建设工作有所落后或停滞，往往浮于表面，而没有得到真正的落实。 其次，档案管理的理论研究和业务指导滞后。电力系统档案管理工作是新形势下摆在电力系统管理部门面前的新课题，亟须加强这方面的理论研究和政策指导
5、。特别是关于电力系统档案的产权特征和法律地位问题，电力系统档案在档案资源建设中的地位和作用问题，电力系统在产权变更后档案的流向以及对国家、社会有保存价值的档案鉴定问题，都需要档案行政管理部门在实践中探索和完善民营企业档案管理模式，出台相关的政策，指导民营企业档案工作稳步发展。 再者，档案管理中存在安全问题。安全问题需要一分为二来进行剖析。一方面，是档案库房的安全问题，如库房的设计布局不合理、库房准入制度比较混乱等，都会造成档案资料的遗失；另一方面，在数字化、信息化的档案管理形势下，由于内部网络安全防护力较弱，容易出现档案信息受到攻击遗失或者被盗取的现象。 最后，则是电力企业档案管理基层人员管理
6、素质较低的问题。传统的档案管理工作内容简单，对管理人员的综合素质要求不高。但想要建设数字化、信息化的电力系统档案管理形式，就必须要进一步提升电力系统档案管理人员的现代化操作技术和管理技术。 二、强化电力系统档案管理的相关对策 （一）完善电力系统信息化档案管理建设 随着电力生产精细化管理的深入开展，电力生产人员的工作效率必将逐步提高，利用快捷、高效的方式获取信息资源成为他们的共同愿望。建立以计算机、互联网为工作平台的档案数字管理系统，将档案的保存功能向信息中心转变，开展网上服务，提高利用效率，是满足利用者服务需求的最有效途径。一方面，要充分利用变电站局域网建立档案主页，使档案管理系统与办公自动化
7、系统关联起来，公开案卷目录及卷内文件目录，实现档案信息网上查询、检索，使生产人员更方便查阅档案室已藏档案；另一方面，要最大限度地实现档案资料数字化。档案资料数字化后，在网上提供有限制性或非保密电子文件的查询、利用服务，使利用者可以不受地域和时间限制，及时获取自己所需的档案信息，使服务变得快捷、高效、准确，大大提高档案的利用率和使用价值。 在加大电力系统档案信息化管理平台建设的过程中，也要注重对信息环境的安全防护建设，不仅要在物理环境上保证纸质档案的安全，还要保证有一个安全的网络环境。与此同时，还应该建立严格的档案查阅制度，通过对档案信息系统用户分层、设置用户口令等方式来提升对信息查阅、使用的安
8、全性。 （二）加强对电力科技档案管理的理论指导 一方面，电力企业应该做好档案收集、整理的基础工作，为研究电力科技档案管理的科学方法提供丰富的资料。在实践过程中，相关档案收集人员应该走入电力生产现场，深入了解电力生产过程，了解相关数据产生、变化的过程，从而提升自己整理档案信息的能力，提升档案整理的科学性和有效性，避免盲目性的整理。另一方面，在电力企业行业领域内，应该形成一定的信息共享或档案管理交流活动，通过友好性的管理交流来综合形成有效的理论指导，促进电力企业的共赢发展局面。 （三）提高基层管理人员的综合素质 管理水平很大程度上受到管理人员素质的影响。电力企业首先要认识到档案管理人员的重要性，通
9、过提升福利待遇来进一步招揽高素质的人才。其次则是要对现有档案管理队伍进行整合和培训，进一步优化档案管理人员的结构，采用夜校培训、集中学习等措施，不断提升他们的档案管理素质。 三、结束语 在信息时代，电力科技档案所代表的价值是无法估量的。电力企业应该更新档案管理理念，在实际档案管理中积极建设信息化的管理平台，整合管理技术和人力资源，起到强化档案管理的作用，进一步提升电力企业的核心竞争力。 （作者单位为国网山东省电力公司莱阳市供电公司） 参考文献 1 段惠琼.浅谈电力系统集体企业的档案管理J.云南电业，2012（05）. 2 关翠利.加强过程控制确保文件质量电力系统科技档案管理经验浅谈J.黑龙江科技信息，2010（29）. 3 王宝玲.科技档案后期鉴定当前存在的问题与对策A.中国档案学会第六次全国档案学术讨论会论文集C. 2012.第 6 页 共 6 页
