1、 行政管理制度第 1 页 共 10 页印 信 证 照 使 用 和 管 理 办 法第一章 总 则第一条 为保证公司印章、介绍信、证照使用的合法性、严肃性、安全性，杜绝违法行为的发生，特制定本办法。第二条 本办法所述印章，系指在*有限公司（以下简称：公司）发布或受理的文件，凭证等文书上盖章后，对公司会直接或间接地发生权利、义务的印章。主要印章名称为：公司公章、法定代表人名章、总经理名章、财务专用章、发票专用章、合同专用章和部门印章等。证照系指公司的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、统计证、工资总额使用手册、社会保险登记证、上海市劳动保障监察年检手册、专利证等的正、副本、和 IC 卡（公司印信证
2、照的保管部门与保管人，详见附件一印信证照保管职责表）。第三条 本办法适用于润星公司各部门。第二章 印章的刻制第四条 公司所有印章的刻制都必须按规定的程序，报经总经理批准后，方可由公司行政部门凭批准建制的文件统一到当地公安机关指定的、有资质的刻字厂（店）刻制。第五条 印章的规格、质地、字体和样式 ，应按国家有关职能部门的相关规定执行。第三章 印章的启用第六条 公司行政总部的行政助理负责建立印章启用前的印鉴档案，内容为：预留印鉴、启用日期、领用日期、签收人。行政管理制度第 2 页 共 10 页第四章 印章的使用第七条 公司所有印信证照均应指定专人保管，严格按印信证照使用申请程序（附件二）申请使用。
3、印章保管人出差或请假，应经公司总经理批准，将所保管的印章按规定程序暂交代保管人。若印章保管人调动工作或离职，必须按规定程序办理移交手续。第八条 申请使用印章，应由用印人填写印信证照使用记录簿，公章的使用必须按公司合同管理办法的相关规定，履行必要的程序，报经公司总经理或董事长审核签批后，方可到印章保管人处盖章；财务专用章和法定代表人名章的使用必须按公司财务管理制度的相关规定，履行必要的程序，送审报批后，方可到印章保管人处盖章；其他印章的用印均需按规定的管理权限报经相关负责人审核签批后，方可使用。第九条 印信证照使用记录簿按顺序编号，不得缺页断号，由行政助理负责保存备查。第十条 印章必须盖得清晰、
4、端正，严防错盖、漏盖和倒盖。第十一条 印章保管人不得在空白的信笺、介绍信、合同上用印。特殊情况需在空白信笺、介绍信、合同上用印时，必须根据合同管理办法的相关规定，报经总经理或董事长批准后方可用印；印章保管人必须建立用章登记明细，公司行政部门必须不定期对之进行检查。第五章 印章的保管（代保管）、交接、停用和其他第十二条 公司各类印章必须分别指定专人保管。（详见附件一 ）1、公司的合同专用章由公司总经理保管。2、公司公章由行政总监保管。3、公司的财务专用章、发票专用章由财务部负责人保管。4、公司的法定代表人名章由董事长保管。行政管理制度第 3 页 共 10 页5、公司的总经理名章由财务部出纳保管。
5、6、其他印章（包括部门印章）由总经理指定专人负责保管。7、公司行政总部必须及时将注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、预留印鉴等变动信息的印信证照保管情况统计明细，上报公司董事长和总经理备案。第十三条 除部门印章外，其他印章保管均须存放于安全可靠的保险柜内。第十四条 印章和证照的移交都必须按规定的程序办理手续，签署移交单，填制印章、证照保管人移交单（详见附件三），一式四份，分别交移交人，接收人，监交人各留底一份，另一份交行政助理存档。监交人应由主管负责人担任，若主管负责人作为移交人或接收人时，监交人由总裁或行政总监担任。第十五条 印章保管人出差或因病因事等请
6、假时，其上级主管为印章代保管人，双方必须按规定的移交程序交接，签署一式三份的印章、证照保管人移交单（同附件三），由行政助理担任监交人，三人各存一份移交单（行政助理所持的为存档联），待印章保管人返回公司时，三人在原移交单上签名后，由印章代保管人将印章交还给印章保管人。按照本办法规定的原则，财务专用章和公司总经理名章不得由同一人保管，因此，印章保管人出差或因病因事请假时，其保管的印章必须移交给公司总经理（或由公司总经理指定的其他财务人员代保管），其移交程序同上。第十六条 有下列情况之一，印章须立即停用：1、公司撤销、更名、合并；2、上级部门通知改变印章图样；3、印章损坏；4、印章遗失或被窃，声明作
7、废;5、其它须停用印章的情况。行政管理制度第 4 页 共 10 页第十七条 停止使用并作废的印章应及时归还公司行政总部。印章停用后由印章保管人填写印章报废批准单（详见附件四），报总经理审核、批准后将作废印章交行政助理，行政助理须在印鉴档案中说明作废日期及原因，由公司行政总监负责督办其按规定把停用的印章销毁。第六章 证照的保管、使用、移交和其他第十八条 公司各类证照正副本的保管，由公司总经理指定专人保管。第十九条 证照保管人调动工作时，必须办理移交手续，按规定填写印章、证照保管人移交单，一式四份，移交人、接受人、监交人各存一份，行政助理归档一份。证照保管人长期外出时须将证照按程序妥善移交代保管人
8、，以免贻误工作。第二十条 使用证照原件或复印件，必须在印信证照使用记录簿上登记，经总经理审核签批后交证照保管人签名借用，原件在使用后应及时归还证照保管人存档。第七章 介绍信的使用和保管第二十一条 介绍信种类：1、存根介绍信；2、信笺介绍信；3、证明信（函件）。第二十二条 公司行政助理负责保管公司的介绍信和抬头为公司全名的标准信笺，介绍信的开具要严格履行审批手续。一般事宜由使用人在印信证照使用记录簿上登记后，经行政管理制度第 5 页 共 10 页部门经理审核，报行政总监签字后，由行政助理负责开具；主管负责人认为重要的事宜，则需报总经理审批后方能开具。第八章 公司印信证照的管理第二十三条 公司的印
9、信证照必须严格按照分散保管，归口管理；谁保管，谁负责日常维护的原则管理，即：印信与证照分开保管；相关印章分开保管；印信证照保管人为直接负责人，公司负责人或部门负责人为职务负责人；行政部门和财务部门负责证照的年检、审证、变更、新证登记工作。第二十四条 证照保管部门相关人员办理证照年检、变更、延续或移交时，应先向本部门负责人提交申请，履行相关手续，报总经理审核批准后办理。行政总部和财务部是证照管理的第一负责人，对本部门证照管理工作负有全程督办，确保所管证照的年检、变更、延续、移交等工作及时、安全、顺利进行之责任。第二十五条 行政助理必须建立印信证照上交、清退、存档、销毁的登记档案。第二十六条 公司
10、印信、证照保管人一旦发现所保管的印信证照有异常现象或遗失，应立即保护现场，及时报告，并配合有关部门处理。第二十七条 公司的印信证照管理严格按本办法管理，对未按本办法要求使用、保管印信、证照，造成印信、证照丢失、盗用、被仿制等事端的部门和人，公司将视其情节轻重，对责任人分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。第九章 附则第二十八条 本办法自公司董事长批准之日起执行。第二十九条 修订本办法需经公司总经理批准。本办法解释权在公司。行政管理制度第 6 页 共 10 页第三十条 附件 1、附件一：印信证照保管职责表2、附件二：印信证照使用申请程序3、附件三：印章、证照保管人移交单4、附件四
11、：印章报废批准单（附件一） 印信证照保管职责表（请加入证照、介绍信的保管情况）印章名 个数管理、盖章责任者 保管责任者 保管场所 备注公章 1 管理责任）总经理 行政总监 行政总部铁皮柜法人代表章 1 管理责任）董事长 董事长 董事长保险箱总经理章 1 管理责任）财务部出纳 财务部出纳 出纳保险箱财务专用章 1 管理责任）财务总监 财务部总监 财务总监保险箱合同专用章 1 管理责任）总经理 总经理 总经理保险箱发票专用章 1 管理责任）财务总监 财务总监 财务总监保险箱银行帐号印（转帐用）1 管理）财务总监盖章）财务 出纳财务部 财务保险箱 有公司名银行帐号印（支票用）1 管理）财务总监盖章）
12、财务 出纳财务部出纳 财务保险箱 无公司名（附件二）印信证照使用申请程序（请加入介绍信、证照）1. 盖章申请需要盖章时通过盖章申请书进行申请。* 邮件抄送行政总监* 申请书由行政部保管2. 盖章以及记录簿* 行政总部将申请书抄送件中的必要事项记录在印章使用记录簿上。* 行政总部检查核对实际提交的盖章文件、份数是否与盖章申请书以及印章使用记录簿的内容相符。* 盖章责任者盖章后，将印章使用记录簿和盖章文件返还行政总监。行政管理制度第 7 页 共 10 页* 行政总监确认后，分别将盖完章的文件交还申请者。3. 其他1）关于财务专用章的补充事项日常的银行交易（进出款、发行支票、转帐申请、各种财务用纸的
13、购买等）涉及的财务专用章使用，可免除本规则中盖章申请书作成、盖章记录簿登记的手续。4. 本规则的废改本规则的废弃和更改通过总经理的决裁进行。（附件三） *有限公司印信、证照保管人移交单（本单一式四联）移交内容存放地点移交时间 移 交 人接 收 人 监 交 人备 注第一联移交人留存注：临时移交可借用本单，一式三份，并在备注中注明，印章交还保管人时，可在存放地点和备注中加入三方签名即可。*有限公司印信、证照保管人移交表（本单一式四联）移交内容存放地点第二联行政管理制度第 8 页 共 10 页移交时间 移 交 人接 收 人 监 交 人备 注接收人留存注：临时移交可借用本单，一式三份，并在备注中注明，
14、印章交还保管人时，可在存放地点和备注中加入三方签名即可。*8 有限公司印信、证照保管人移交单（本单一式四联）移交内容存放地点移交时间 移 交 人接 收 人 监 交 人备 注第三联监交人留存注：临时移交可借用本单，一式三份，并在备注中注明，印章交还保管人时，可在存放地点和备注中加入三方签名即可。*有限公司印信、证照保管人移交单（本单一式四联）移交内容 第四联行政管理制度第 9 页 共 10 页存放地点移交时间 移 交 人接 收 人 监 交 人备 注存档联注：临时移交可借用本单，一式三份，并在备注中注明，印章交还保管人时，可在存放地点和备注中加入三方签名即可。（附件四） *有限公司印信、证照保管人移交单报废印章名 称 申请人 申请日期督办人签 字报废原因及处理意见主管负责人审核总经理审 批*有限公司印信、证照保管人移交单报废印章名 称 申请人 申请日期督办人签 字报废原因及处理意见行政管理制度第 10 页 共 10 页主管负责人审核总经理审 批印信证照使用申请登记簿（请设计介绍信、证照使用登记格式，可合并也可分开，根据便于管理而决定）印章栏 印章名称印面使用范围盖章文件类型（例）管理责任者 盖章者/代理盖章者 开始使用日 停止使用日 最终确认印职位职衔 姓名 印章印章停止使用时，请在空栏中盖上使用停止日期。
