1、商务英语 邮件常 用 语 1. Greeting message 祝福 Hope you have a good trip back. 祝旅 途愉快 。 How are you? 你 好吗？ How is the project going on? 项 目进行 顺利吗 ？ 2. Initiate a meeting 发起会议 I suggest we have a call tonight at 9:30pm (China Time) with you and Brown. Please let me know if the time is okay for you and Ben. 我建议我
2、 们今晚 九点半 和 Brown 小 聚一下， 你和 Ben 有没有 空? I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A. 今天 下午 我建议我 们就 A 项目 的发 展计划开 会讨论 一下。 Wed like to have the meeting on Thu Oct 30. Same time. 十 月三十号 （ 周三）， 老 时间，开 会。 Lets make a meeting next Monday at 5:30 PM SLC tim
3、e. 下 周一盐 湖城时 区下午五 点 半开会。 I would like to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XXX project. 我 想跟你电 话讨论 下报告 进 展和 XXX 项目的情况 。 3. Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨 询信息/ 反馈/ 建议 Shall you have any problem accessing the folders, please let me knows
4、. 如果存取 文 件有任何 问题请 和我联 系 。 Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule. 谢谢你， 希望能 听到更 多 你对评估 和日程 计划的 建 议。 Look forward to your feedbacks and suggestions soon. 期待您的 反馈建 议！ What is your opinion on the schedule and next steps we proposed? 你 对计 划方面有 什么想法 ？下一 步我们 应 该怎么做
5、 ？ What do you think about this? 这个 你怎么 想？ Feel free to give your comments. 请随 意提出 您的 建议。 Any question, please dont hesitate to let me know. 有任 何问题 ，欢迎和 我们联系 。 Any question, please let me know. 有 任何问 题， 欢迎和我 们联系 。 Please contact me if you have any questions. 有 任 何问题， 欢迎和 我们联 系 。 Please let me know i
6、f you have any question on this. 有任 何问题 ，欢迎 和 我联系。 Your comments and suggestions are welcome! 欢迎您的 评论和 建议！ Please let me know what you think! 欢迎您 的评论 和建议！ Do you have any idea about this? 对 于这个 您有什 么建议吗 ？ It would be nice if you could provide a bit more information on the users behavior. 您若是能 够就用 户行
7、为 方 面提供更 多的信 息就太 感 激了！ At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue. 如 果可以， 我希望 你能负 责 这件事情 。 4. Give feedback 意见反馈 Please see comments below. 请看 下面的 评论。 My answers are in blue below. 我的 回答已 标蓝。 I add some comments to the document for your reference. 我就文档添 加了一些 备注
8、 ， 仅供参考 。 5. Attachment 附件 I enclose the evaluation report for your reference. 我附 加了评 估报告 供您 阅读。 Attached please find todays meeting notes. 今天 的会议记 录在附 件里。 Attach is the design document, please review it. 设计文档 在附件 里，请 评 阅。 For other known issues related to individual features, please see attached re
9、lease notes. 其 他个人 特征方面 的信息请 见附件 。 6. Point listing 列表 Today we would like to finish following tasks by the end of today:1.2. 今天我 们要完成 的任务 ：12. Some known issues in this release:1.2. 声 明中涉及 的一些 问题：1.2. Our team here reviewed the newest SCM policy and has following concerns:1.2. 我 们阅读了 最新的 供应链 管 理政策,
10、 做出如 下考虑 ：1.2. Here are some more questions/issues for your team:1.2. 以 下是对 你们团队 的 一些问题 ：1.2. The current status is as following: 1 2 目 前数据如 下: 1 2 Some items need your attention:1.2. 以下 方面需提 请注意 ：1.2. 7. Raise question 提出 问题 I have some questions about the report XX-XXX. 我对 XX-XXX 报告有一些 疑问。 For the
11、 assignment ABC, I have the following questions: 就 ABC 协 议， 我有以下 几 个问题: 8. Proposal 提议 For the next step of platform implementation, I am proposing 关于 平台 启动的下 一 步计划， 我有一 个提议 I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future. 我建议 我们就 一 周项目开 一个电 话会议 。 Jason team sug
12、gest to adopt option A to solve outstanding issue Jason 团队建议 应对突出 问题采 用 A 办法 。 9. Thanks note 感谢 信 Thank you so much for the cooperation! 感 谢你的 合作！ Thanks for the information 谢谢您 提供的 信息！ I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project. 对如此 紧 急的项目 您做出 的努力 我 表示十分 感谢。 Than
13、ks for your attention! 谢谢 关心！ Your kind assistance on this are very much appreciated. 我们 对您的 协助 表示感谢 。 Really appreciate your help! 非 常感谢 您的帮 助！ 10. Apology 道歉 I sincerely apologize for this misunderstanding! 对 造成的误 解我真 诚道歉 ！ I apologize for the late asking but we want to make sure the correctness o
14、f our implementation ASAP. 很 抱歉现在 才进行 询问， 但 是我们需 要尽快 核实执 行 信息。 11. Attention 注意 项 打造严谨 的邮件 ，对于 沟 通较之面 对面交 流的一 大 优势在于 ，你可 以借助 一 切力量使 得你撰写 的邮件 准确无 误 地表达你 的意图 ，而不 必 担心发音 不标准 或语法 错 误等让人 尴尬的掉 链子情 况发生 。 所以你的 商务英 语邮件 格 式一定要 严谨。 但往往人 们忽视 的便是 一 些细枝末 节的注 意事项 ， 这儿有一 些建议 可以保 证 你的邮件 给人留下 好印象。 1. Know your email
15、terms. 英语 电子邮 件发送 程序 有很多缩 写，如 果你不 知 道意思的 话，你向 老板提 出的加 薪 请求就可 能发给 了整个 办 公室。 “Reply to all” 表示你 的回 复将发送 给每一 个收到 原 始邮件的 人。在 邮件的 地 址栏 内，”cc”(carbon copy) 部 分指的是 改邮件 发给你 指 定的人， 而”bcc” 部分 你 可以悄悄 地 发送邮件 而不让 其他的 人 知道 b 代 表的是”blind” （掩藏的 ）。如 果有人 要 你”forward” 一 封邮件 ， 意思是要 你通过 转发的 功 能发送邮 件，有 时候简 写 成“fw. ”。 Bot
16、tom of Form 2. Use the Right Greeting. 尽管 用”Hey” 作为写 给 朋友的电 子邮件 开场白 没 有任何问 题， 但是最好 不要用 这种方 式 给一个潜 在的商 务伙伴 这 样写信。 另一方 面，使 用 非常正式 的传统开 场白”Dear Sir” 也已经越 来越过 时了。 最 好写成”Dear Mr. / Ms.” 后面那个 人的 姓氏。同 事之间 ，通常 可 直呼其名 ，如”Dear John” 。 3. Keep it Short and Clear. 有些 情况下 ，可能需 要 用华丽的 辞藻和 复杂的 句 式来彰显 你的聪明 才智和 教育背
17、景 。而在用 英语写 邮件的 时 候，清晰 、有条 理的方 式 才是最佳 选择。在 邮件的 第一段 清 楚地表明 你写信 的目的 ， 保证每一 段中都 有代表 核 心观点的 中心句。 使用类 似”first, second, next, and finally” 的词引导 读者你 所要表 述 的每一个 观点。你 不需在 邮件中 包 括所有的 详细内 容，取 而 代之的可 以是类 似”If you have any other questions, please feel free to contact me!” 这样的短 语来结 束邮件 ， 这样以来 可 以为对方 创造进 一步交 流 的前提。 4. Be polite and tactful. 懂得谦逊 和准确 传达信 息 的重要性 。”T want”之类的词能避 免 则避免出 现，相 比之下 ，”I would like” 显得 更尊重 对方。又 如”I am interested in” 是提 出请求建 议或寻 求意见 的 好方法。 5. 电子 邮件正 确结尾。”I am looking forward to your reply.” ，”Thank you” 或 者”Sincerely” 都是给收 信 人留下好 印象的 结尾方 式 。
